Что входит в обязанности помощника руководителя в 2023 году

Кто такой помощник руководителя

Профессиональный стандарт специалиста по документальному и организационному обеспечению управления организацией предусматривает следующие трудовые функции:

• организация делопроизводства, контроль документооборота;
• работа с телефонными звонками, почтой, посетителями.

Но этим работа личного помощника не ограничивается. На практике помощник руководителя – это лицо компании, ценный сотрудник, который контролирует все рабочие процессы, ничего не упуская из виду, умеет быстро справляться с трудностями, конфликтами, проблемами и берет на себя любые организационные процессы. Помощник выполняет задачи под руководством своего непосредственного начальника, который является его правой рукой. Помощник выполняет большое количество задач разного характера, тем самым освобождая время своего начальника для более глобальных задач в компании.

Зарплата, место работы и перспективы

Почти у каждого менеджера, независимо от уровня, есть личный или бизнес-ассистент. И чем крупнее компания, тем острее потребность в этих специалистах. Именно поэтому в Интернете можно найти сотни вакансий с предложениями о работе.

Однако нельзя сказать, что на рынке ощущается нехватка кадров. Специалистов тоже много, поэтому конкуренция большая.

Для начала лучше рассмотреть вакансии от небольших компаний. Да, зарплата будет меньше, но и требований мало. Некоторые работодатели готовы брать новичков без образования и опыта, чтобы обучать их на практике.

А те специалисты, которые уже работали бизнес-ассистентом, имеют высшее образование и владеют одним или несколькими иностранными языками, могут рассмотреть более выгодные предложения от крупных организаций. Зарплаты будут выше, но и баллы за требования тоже увеличатся.

Искать объявления о работе можно на популярных агрегаторах, таких как HeadHunter, Яндекс Работа, Remote-job и SuperJob. Также есть вакансии на бесплатных досках объявлений, таких как Авито или Юла. Рассмотрите предложения как из вашего города, так и из других, работодатели которых ищут удаленных работников.

Кроме того, существуют специальные платформы, предлагающие услуги виртуальных помощников и ассистентов. Это такие сервисы, как Ellie.pro, ХОЧУ, Поручай.ру, Smartfield и другие. Вы можете отправить свое резюме на эти сайты.

Заработная плата от 15 000 рублей. Эта сумма будет выплачиваться новичкам без опыта работы. В среднем по России доход бизнес-ассистента колеблется от 50 000 до 70 000 рублей. В Москве зарплаты примерно на 10–15 000 рублей выше. Часто работодатели выдают премии сотрудникам, выполнившим все поставленные задачи.

Самые высокие доходы получают специалисты, работающие в крупных международных организациях, сотрудничающих с иностранными компаниями. При этом сотрудники должны свободно владеть иностранными языками и уметь переводить речь и текст. И зарплата соответствует требованиям: доход около 100 000 рублей. + бонусы.

Что касается перспектив, то бизнес-помощник может стать хорошим менеджером и постепенно занять руководящую должность. Он либо вырастет начальником отдела в той же компании, в которой работал, либо перейдет в смежную сферу бизнеса, например в маркетинг, либо станет его заместителем.

Некоторые помощники также постепенно становятся партнерами компании и получают долю в бизнесе.

Что делает Ассистент 2.0?

При поиске бизнес-ассистента вы в первую очередь составите список требований — личные пожелания, критерии, продиктованные компанией, и навыки, необходимые для этой работы.

Чтобы вам было легче, приведу список требований, которые были у Харитона, когда он искал меня.

Похож на руководителя

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение лидера, человек с таким же видением и вкусом. Бизнес-помощник легко улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «равенство» с руководителем?

«совпадение» — близость по духу, общие интересы, ценности, взгляды и представления о жизни.

Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, супервайзера или дизайн целевой страницы, важно, чтобы вкусы менеджера и ассистента совпадали или пересекались.

Комфорт — с бизнес-помощником приходится проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не беспокоило.

Справится с задачами

У бизнес-помощника есть список задач. Под него можно составить список навыков и личных качеств, которые позволят выполнить эти задания. Харитон придумал такой список.

Навыки руководителя проекта: трудолюбие, настойчивость, внимание, спокойствие, целеустремленность, последовательность. Помощник с такими навыками сможет разделить с вами как личные, так и деловые задачи.

Внимание к детали. Чтобы достичь исключительных результатов в бизнесе, вам нужно сосредоточиться на глобальных вещах. Деловой помощник может позаботиться о мелочах.

Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и широкий показатель профессионального опыта в этой области.

Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и повышать эффективность до предела, сам помощник должен постоянно развиваться: разбираться в расчетах и ​​бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег.

Английский. Конечно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но для того, чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, важно, чтобы ваш помощник знал английский язык.

Будет долго работать

Бизнес-ассистент — это сотрудник, отвечающий за большое количество отлаженных процессов. Он должен знать привычки лидера, его цели и задачи. Постоянно представлять нового человека слишком сложно и отнимает много времени. Как понять, что бизнес-помощник настроен на долгосрочное сотрудничество?

Вот список критериев, снижающих вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.

Нет страха перед рутиной. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого помощника. Важно убедиться, что потенциальный кандидат готов к этому.

Обязательный, обязательный. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-помощник должен работать если не больше вас, то на одном уровне. Руководителю важно быть уверенным в том, что вклад сотрудника оправдан. В нашем случае критерием была готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, не менее трех лет.

Амбиции внутри профессии. Многие помощники рассматривают эту работу как ступеньку к чему-то большему. Иногда это происходит из-за того, что ассистент не видит возможности развития в этой должности (а она есть!), а иногда из-за того, что он изначально «свернул не туда». Ассистент хорошо работает, если его цели не выходят за рамки его текущих профессиональных обязанностей.

Читайте также: Кто такой Тендерный специалист и сколько зарабатывает

Обязанности специалиста

Основная задача бизнес-ассистента – разгрузить начальника и организовать его работу так, чтобы он мог выполнять свои обязанности в комфортных условиях, тем самым развивая бизнес. Сделать это можно только в том случае, если руководитель делегировал большую часть своих полномочий и функций специалисту.

Если говорить о конкретных обязанностях бизнес-ассистента, то здесь каждый работодатель прописывает свои требования. На собеседовании и даже перед ним четко прописываются все пункты, чтобы новый сотрудник понимал, чего от него хотят.

Сейчас я перечислю основные черты, которые чаще всего встречаются в объявлениях о вакансиях. Итак, бизнес-помощник выполняет следующие задачи:

1. Планирует график работы начальника.
2. Поддерживает контакты с деловыми партнерами, поставщиками и подрядчиками посредством переписки и телефонной связи с ними.
3. Занимается бумажной работой.
4. Обрабатывает входящую корреспонденцию, собирает, анализирует и систематизирует необходимую для руководителя информацию, после чего представляет ее в готовом виде.
5. Консультировать клиентов и поддерживать с ними связь.
6. Проверяет документы перед отправкой руководителю на подпись.
7. Ищет и заключает контракты с подрядчиками.
8. Контролирует выполнение поручений, данных другим сотрудникам.
9. Планирует командировки начальника, заказывает гостиничные номера и билеты на самолет или другие виды транспорта.
10. Организует деловые переговоры, согласовывает время и место предстоящих встреч, следит за руководителем и ведет протоколы мероприятий.
11. Переводит документы с иностранных языков.
12. Ищет и нанимает персонал.
13. Оценивает и обрабатывает предложения, запросы, жалобы и другие запросы от сотрудников компании, подрядчиков, клиентов, контролирующих государственных органов и т.д.
14. Ищет и внедряет автоматизированные технологии для оптимизации внутренних бизнес-процессов.
15. Управляет проектами.
16. Готовит и корректирует письма и запросы перед отправкой.
17. Разрабатывает презентации компании.
18. Выполнять любые другие указания, данные руководителем.

Помимо пожеланий от самого работодателя, на рабочие задачи влияет направление бизнеса. Например, бизнес-ассистент, работающий в строительной организации, должен следить за соблюдением персоналом всех правил техники безопасности.

Сколько зарабатывают бизнес ассистенты?

Если рассматривать вакансии в крупных городах, то новичкам можно платить от 30-40 тысяч рублей в месяц. В Москве средняя зарплата 50-60 тысяч рублей в месяц. В крупных организациях она достигает 70-80 тысяч рублей. К этой сумме можно добавить бонусы, выплачиваемые менеджером за успешную работу.

Бизнес-ассистенты зарабатывают больше в международных компаниях и фирмах, которые работают с иностранцами. При этом сотрудник должен знать английский, а зачастую и несколько иностранных языков. Участвуйте в переводах и переговорах на английском языке. За такую ​​работу они могут платить около 100 тысяч рублей в месяц.

Фриланс почасовой. Это может быть от 100-200 рублей в час и выше, в зависимости от сложности задач и уровня специалиста. Например, внешние бизнес-помощники часто предлагают свои услуги на сайте Kwork.

3 ошибки при поиске ассистента

Убеждение работодателей и соискателей, работающих на этой должности, не требует специального набора знаний и навыков

Помощник настолько глубоко проникает в сферу жизни руководителя и компании, что ему становится известно нечто неизвестное любому другому сотруднику. Он видит вождя «и в горе, и в радости», знает его предпочтения, а иногда и предпочтения родных и близких, и, несмотря на кажущуюся простоту профессии, на нем лежит большая ответственность.

Отключить торговые объявления

Руководители стараются подстроиться под сотрудника, а не наоборот

Что же касается непрофессиональной работы экономиста, менеджера, юриста, делопроизводителя, программиста, курьера, любого рядового служащего или рабочего, то она может быть исправлена. Этих специалистов довольно легко изменить.

Совсем другое дело, когда обнаруживаешь непрофессионализм и некомпетентность у такого близкого к руководителю специалиста, как бизнес-ассистент. К сожалению, текущий рынок труда переполнен некомпетентными людьми, претендующими на должность помощника. На самом деле, на первый взгляд, выполняемые им функции просты и незатейливы, у него не должно быть специального набора знаний.

Неудивительно, что наняв такого человека, руководитель вынужден брать на себя большую часть функций, которые фактически должен выполнять подготовленный к должности грамотный, профессиональный помощник.

Отсутствие элементарных знаний о профессии, а в большинстве случаев и прямая профессиональная непригодность личного помощника, означает, что не помощник приспосабливается к руководителю, а руководитель приспосабливается к нерадивому специалисту.

Деятельность любого человека, занимающего эту должность, даже если она недостаточно литературна, настолько переплетается с деятельностью самого руководителя, что он становится заложником ситуации — ему легче попытаться сгладить негатив своей личного помощника, чем уволить его.

И даже несмотря на крайнюю нежелательность увольнения личного помощника, статистика показывает, что примерно 85% руководителей меняют личных помощников не реже одного раза в год. Показывает ли эта статистика, что рынок наводнен специалистами? Наоборот, она говорит, что, несмотря на огромное количество претендентов на должность личного помощника, реального выбора очень мало. Понятно, что причиной столь частой смены личных помощников является профессиональная непригодность кандидатов. Но часто виноват сам менеджер.

Заблуждение, что ассистент — дешевый специалист

Чаще всего будущим помощникам предлагают заработную плату в пределах от 25 до 40 тысяч рублей в месяц.

Очевидно, что такой уровень заработной платы, особенно в Москве, не привлекает высококвалифицированных работников, ответственных, обязательных, внимательных и пунктуальных.

Неудивительно, что, устанавливая такие параметры найма, менеджеры получают некомпетентных сотрудников и вынуждены сами выполнять большую часть работы личного помощника, а довольствуются лишь тем, каковы способности такого «гоже-специалиста» достаточно».

ОТЛИЧИЕ ПЕРСОНАЛЬНОГО АССИСТЕНТА ОТ ДРУГИХ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОФЕССИОНАЛОВ

В настоящее время наша страна только приходит к пониманию необходимости профессии ассистента. Ведь руководитель не может браться за организационные и прочие «рутинные» задачи — у него не будет времени на выполнение стратегических задач.

Однако на рынке уже появилось разделение помощников на типы. Предлагаю разобраться с ними:

• Секретарь-помощник руководителя является правой рукой руководителя, его обязанности изложены в профессиональном стандарте помощника секретаря. Он выполняет типичные функции помощника, но часто выполняет и простые поручения руководителя. Основная цель – освободить руководителя от рутины.
• Персональный помощник — помощник руководителя с блоком организационных задач, работой с документами и акцентом на личных поручениях.

Личный помощник привязан к конкретному человеку – менеджеру. Причем выполняет как задачи, связанные с типичными должностными обязанностями (документы, работа с посетителями, планирование графика начальника и т д.), так и личные поручения.

Примеры личных заданий:

— организация дня рождения сына руководителя

— Купить новогодний подарок жене босса

— купить картину в особняке для головы и так далее

Личные помощники (они же личные) необходимы как руководителям крупных компаний, так и медийным личностям (например, блогерам, политикам).

• Business Assistant — Помощник руководителя с базовым пулом задач, а также большим объемом бизнес-заказов.

Как правило, такой специалист не занимается личными поручениями. Он посещает специализированные курсы бизнес-ассистентов, чтобы понимать бизнес-процессы и уметь выполнять бизнес-задачи. Менеджер делегирует часть бизнес-задач бизнес-ассистенту. Может быть:

— руководство командами

— управление проектом

— надзор за интернет-агентствами

— помощь для участия в специальных выставках

— развитие сотрудничества и партнерства и др.

Для бизнес-ассистента очень важно быть специалистом с развитой кросс-функциональной компетенцией в бизнес-процессах, маркетинге, управлении проектами и т.д.

Как проходить собеседование?

Обращаясь в кадровое агентство, необходимо учитывать, что оценка будущего работника уже происходит с первых секунд знакомства.

Для выявления тех или иных характеристик характера кандидата их тестируют методами, психологическими опросниками. Это важно, чтобы понять, справится ли человек с этой должностью, найдет ли он общий язык с руководителем.

Важно! Все цели бизнес-ассистента невозможно указать и полностью описать на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемому.

Перед собеседованием рекомендуется внимательно изучить функции этой компании и ее директора, и поискать собеседование. Вы должны рассмотреть краткую историю о себе, своей семье и профессиональном положении. Успех собеседования зависит от умения подать себя.

Не рекомендуется перечислять по пунктам все свои преимущества и функции — все это уже есть в резюме. Лучше сказать, какие выгоды компания и руководитель могут получить благодаря вам. Подчеркните победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.

Краткая история причин ухода с предыдущей должности будет плюсом. Следует вспомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие качества.

Распространенными ошибками на собеседовании являются негативные комментарии о предыдущем менеджере, опоздание или использование сленга. Недостатком также является отсутствие, отсутствие внимания.

Требования к персональному ассистенту

Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые мероприятия компании, так и нанят для личных поручений. Для одного менеджера наличие высшего образования ничего не значит, а для другого оно требуется в первую очередь.

Вкратце, требования следующие:

• высшее образование, желателен красный диплом дневной формы обучения;
• опыт работы на аналогичной должности;
• знание нескольких языков;
• экстраверсия, способность к контакту;
• возможность отправиться в командировку;
• готовность к неточному плану работы;
• определенные черты характера;
• культура, грамотность.

Для эффективной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди качеств личности выигрывают: способность запоминать информацию, преданность начальнику и компании, трудолюбие, коммуникабельность.

Некоторые менеджеры учитывают фактор возраста и внешности – предпочтение отдается лицу до 35 лет без ярких элементов одежды и косметики. Излишняя экстравагантность во внешности на серьезных встречах воспринимается комично.

Для развития необходимых качеств и навыков стоит обратиться в школу подготовки бизнес-ассистентов.

Важно! Приветствуется высокий уровень обучения личного помощника. Он должен уметь поддержать разговор, не связанный напрямую с делами компании.

Как сделать так, чтобы ассистент показал результат и не ушел

Запишите процессы

Звоните или встречайтесь. Попросите включить диктофон и подробно расскажите, как работает ваш проект. Затем вы должны заставить человека подумать обо всем этом и прийти к вам с вопросами. А потом, когда ему все понятно, он себе нарисовал, как у вас идет процесс. Когда человек делает это сам, во-первых, он чувствует его важность, а во-вторых, понимает, что ему это удобно, он сам придумал схему, расписал все пошагово.

Поставьте себе цель, обозначьте сроки и объясните, какой результат вы хотите

Нужно смириться с тем, что в первый месяц человек будет глупым — так делают все. Просто не мешайте человеку работать, дайте ему деньги, ясную цель и оставьте его в покое. Займитесь собой, делайте свою работу.

Научите своего помощника печатать за вас

Он должен иметь привычку записывать за вами и тут же переносить в базу знаний. И когда человек это делает, он лучше запоминает. Простое правило: записал-перенес-запомнил.

Ничего не делай сам

Первая работа, которую сдает помощник, будет сделана плохо. Ничего. Вы говорите, что именно вам не нравится и какой вам нужен результат, вы объясняете, почему и для чего нужен такой результат. Когда человек понимает, что тебе не нравится, и не только: все плохо, меняй — он понимает, что делать дальше. Он идет и помещает это в базу знаний. А через месяц у тебя уже 20 страниц знаний, а ты не отвечаешь на миллион глупых вопросов. Прежде чем задать вопрос, человек заходит в базу знаний, потом в гугл, потом к вам.

Обеспечить «рабочие» задачи, которые вам нужны

• документооборот
• распродажа
• первичный учет
• поиск и размещение информации в сети Интернет, текстовой
• организация праздников
• сложная задача без важных деталей

Нет близости

Но если это уже произошло, лучше поискать другого помощника.

Расскажите о себе на случай форс-мажора

Какие проблемы со здоровьем, контакты близких, врачей, ГИБДД, страховки, все, все, все у него всегда должно быть под рукой.

Следите за конфиденциальностью

Прежде чем доверить дело, познакомьтесь со своим ближайшим окружением: разузнайте о родителях, братьях, сестрах. Узнайте, где живет помощник.

Поделитесь ценной информацией после как минимум двух месяцев сотрудничества.

При приеме на работу обязательно подпишите трудовой договор, укажите помощнику все паспортные данные.

Какими качествами должен обладать хороший ассистент

Набор обязанностей, прописанных при оформлении штатного расписания помощника, может варьироваться в зависимости от профиля, численности и штатной численности работодателей. То же самое относится и к перечню функций, выполняемых де-факто.

Но требования, которые предъявляет к нему работодатель при приеме на работу, обычно одинаковы. В частности они конечно разные, но общих моментов больше.

Минимальный набор обязательных качеств

Поэтому в большинстве случаев помощник руководителя должен:

• иметь высшее образование;
• быть абсолютно лояльным к бренду, компании, начальнику;
• иметь развитое чувство такта и уметь производить хорошее впечатление на окружающих;
• быть умным;
• быть ответственным и эффективным.

Диплом

Требования к обучению — это те самые детали, которые отличают вакансии от разных организаций. В некоторых случаях соискателю требуется степень бакалавра или магистра в одной из управленческих областей (управление проектами, персонал, финансы). На эту должность часто нанимают людей с квалификацией:

• бухгалтер;
• экономист;
• логист;
• менеджер компаний и организаций;
• маркетолог;
• бизнес-психолог.

Иногда требуется, чтобы образование было профильным (напрямую связанным с родом деятельности компании). Например, в качестве помощников управляющего шахтой компании берут выпускников экономических или управленческих программ горного дела. В юридических фирмах — недавние выпускники юридического факультета. В учебных заведениях — преподаватели со степенью магистра или бывшие студенты факультета менеджмента в сфере образования.

Управленческие и коммуникативные навыки

5 ключевых управленческих навыков, которые если и не потребуются, то точно пригодятся помощнику руководителя по корпоративным делам: расстановка приоритетов, делегирование задач, построение команды, управление ресурсами и мотивация сотрудников. Презентация, письмо, навыки ведения переговоров, внимательность, знание иностранного языка и эмоциональный интеллект полезны для эффективного общения.

Где искать ассистента?

Моя работа длилась около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые менеджеры годами ищут своего БА. Какие могут быть трудности? Вы недостаточно четко описали идеального помощника, у вас очень нестандартные требования, либо сам процесс поиска нуждается в правке.

Харитон ко всем своим проектам относится как к продукту. Поиск помощника не стал исключением. Он подробно описал желаемый конечный результат нашего взаимодействия с ним.

Подбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.

Поймите, как подать заявку

• Консультации с людьми, у которых уже есть бизнес-помощник
• Консультации с теми, кто занимает такую ​​же или родственную должность

Набор навыков и процедура отбора

• Обсудите критерии оценки со специалистом по персоналу
• Сравнительная таблица
• Примеры тестовых заданий

Публичный поиск

• Написать и опубликовать текст на вакантную должность на различных ресурсах типа хх и френдворк
• Записывайте и публикуйте видео (кстати, очень крутой инструмент, так как у видео около 6500 просмотров)

Подготовка к работе с БА

• Коуч-сессия: как эффективно использовать помощника
• Проведение интервью

Сейчас в нашей стране явная проблема с деловой культурой и личной помощью. Мне кажется, это происходит потому, что российские топ-менеджеры и предприниматели не понимают, насколько полезным может быть найм БА. А те, кто все же решил нанять такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.

Ситуация осложняется еще и тем, что в российских реалиях сложно обозначить список задач для помощника и выделить главную цель, которой он будет следовать.

На мой взгляд, лучше всего искать такого человека по рекомендациям, изучать опыт других топ-менеджеров и бизнес-помощников. Сбор рекомендаций — лучшая стратегия при найме такого специалиста.

Плюсы и минусы профессии

Плюсы	Минусы
Вы можете найти работу без опыта, если у вас есть необходимые знания и навыки. Есть вакансии, где высшее образование не требуется (но чаще требуется). Возможность работать удаленно из дома. Много разных задач. Профессия подходит для молодых специалистов. Менеджер может выплачивать персональные бонусы.	Небольшая зарплата по сравнению с другими интернет-профессиями. Ненормированный рабочий день. Срочные задачи могут появиться в выходные. Необходимость быть постоянно на связи. Высокий уровень стресса. Отпуск должен быть согласован с менеджером.

Востребованность

Почти у каждого менеджера есть личный помощник. Чем серьезнее цели компании, тем больше ей нужен такой специалист. Несмотря на это, в должность вовлечено большое количество желающих кандидатов. Так вы не уйдете от конкурентов.

Кандидат на эту должность должен иметь навыки организатора мероприятий, быть стрессоустойчивым, заниматься саморазвитием.

Знание различных дисциплин, не только математических, но и психологических, повысит шанс на получение этой должности. В приоритете знание этикета, быстрота реакции.

Отличия от личного помощника и секретаря

Бизнес-ассистентов часто путают с другими профессионалами, имеющими схожие обязанности: личными помощниками и секретарями. Да, эти три должности имеют общие характеристики и предполагают решение схожих задач, но суть профессий совершенно разная.

Мы уже встречались с корпоративным помощником. Этот специалист в основном решает бизнес-задачи и помогает руководителю составить и загрузить свой график. Он играет ключевую роль и является вторым человеком в компании.

Личный помощник также оказывает помощь своему начальнику, но в отличие от помощника решает в первую очередь личные, а не деловые задачи. В качестве личных поручений, таких как покупка подарков, общение с членами семьи руководителя, организация семейных праздников, планирование отпуска и т.д.

Задачи личного помощника могут быть связаны с непосредственными рабочими процессами, но большинство из них заключается в обеспечении комфортной работы начальника и домашних хлопот.

Можно сказать, что помощник и помощник – это две противоположности. И вот почему: 10% задач первого специалиста относятся к личным поручениям, а 90% — к бизнес-процессам. А у второго наоборот: 10% времени он тратит на бизнес-задачи, а 90% на личные проблемы руководителя.

Теперь давайте сравним бизнес-ассистента и секретаря. Рассмотрим их отличия на примере графика начальника. Оба специалиста составляют его. Секретарь должен знать расписание, вносить изменения, если об этом просит руководитель, следить за тем, чтобы все пункты были четко соблюдены и режим работы не сбивался.

Бизнес-ассистент тоже его составляет, но в отличие от секретаря, он может самостоятельно добавлять и удалять элементы в расписании, если считает, что так будет лучше. Этот специалист также соглашается на переговоры и назначает деловые встречи, вносит их в план работы и затем сообщает об этом руководителю.

Секретарь такой самостоятельностью не обладает. Помимо важных задач, таких как работа с документацией, прием и обработка корреспонденции, ответы на звонки, секретарь выполняет и второстепенные задачи, такие как приготовление кофе, встреча и сопровождение клиентов. Бизнес-помощник этого не делает.

Поэтому секретарю достаточно «уживаться» с компьютером и оргтехникой, знать правила делового этикета, быть мобильным и быстрым, а также быть готовым к монотонной и рутинной работе.

А помощник должен разбираться в бизнес-процессах, знать особенности переговоров и деловой переписки, решать часть задач HR-менеджера, проверять документы, уметь самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность.

Навыки и личные качества

Зачастую работодатели ищут не просто сотрудника, а супер человека. Он должен уметь делать все сразу, быть верным и надежным. То же самое относится и к бизнес-помощнику.

От этого специалиста требуется умение самостоятельно решать проблемы, как свои, так и руководителя. Для этого ему необходимы следующие навыки и знания:

1. Возможность быстро находить, собирать, анализировать и систематизировать необходимую руководителю информацию.
2. Владение техниками тайм-менеджмента.
3. Базовые знания офисной работы и документооборота.
4. Умение поддерживать деловые отношения.
5. Умение организовывать встречи, переговоры и другие деловые мероприятия.
6. Возможность создания рабочего плана и календаря руководителя.
7. Знание делопроизводства.
8. Умение вести деловую переписку.
9. Правильная устная и письменная речь.
10. Знание делового этикета.
11. Умение работать в режиме многозадачности.
12. Знание стандартных офисных программ.
13. Возможность сохранить информацию в тайне.
14. Умение обращаться с оргтехникой.
15. Знание нескольких иностранных языков, в первую очередь английского.
16. Умение найти подход к любому человеку.
17. Знание экономической системы.
18. Презентация и презентационные навыки.
19. Понимать бизнес-процессы.
20. Знание функций и нюансов в бизнесе работодателя.
21. Умение излагать информацию четко и лаконично.
22. Лидерские навыки.
23. Знание основ маркетинга и маркетинга.
24. Умение отличать главное от второстепенного.

Для специалиста важны не только навыки и знания, но и следующие личностные качества:

• ответственность;
• общительность;
• производительность;
• настойчивость и инициативность;
• внимание к детали;
• спокойствие и организованность;
• обязательность и пунктуальность;
• обучаемость;
• надежность и преданность компании и работодателю;
• высокий эмоциональный интеллект;
• стрессоустойчивость;
• сообразительность, адаптивность и гибкость;
• креативность.

Для бизнес-ассистентов желательно высшее образование и опыт работы не менее 2-х лет, особенно если специалист хочет работать с топ-менеджерами.

Ограничений по полу и возрасту нет, но вы должны иметь приятную внешность, опрятный вид и уметь произвести хорошее первое впечатление. Вы также должны быть в состоянии путешествовать в командировках.

Задачи, с которыми может справляться ассистент

Рабочие

• Ведение официальной документации и организация личной переписки
• Услуги офиса: обеспечение порядка, своевременная закупка канцтоваров, средств по уходу, встреча гостей и т.д.
• Меняем головы на переговорах и в командировках
• Распродажа
• СММ
• Найм и увольнение персонала
• Прием и подбор партнеров и клиентов в компанию. Переговоры с клиентами

Семья

• Проблемы, связанные с детьми: Забрать и отвести детей в детский сад или школу.
• Вопросы по личному автомобилю руководителя или его жены.
• Покупка продуктов на дом, заказ услуг горничной и др.

Главный результат помощника — свободное время менеджера

Должностная инструкция помощника директора

В соответствии со статьей 57 ТК РФ трудовая функция работника обязательно включается в его договор. Не возбраняется вводить в конкретную должностную обязанность помощника руководителя, но это делает контракт слишком обширным и создает дополнительные трудности при смене функционала. Гораздо удобнее зафиксировать их в отдельном документе. Чаще всего в качестве таковой используется должностная инструкция, которая содержит несколько основных разделов: цели и задачи личного помощника, перечень обязанностей, прав и ответственности сотрудников. Претендент на должность помощника внимательно изучает ее еще до оформления трудового договора.

Обычно помощником руководителя назначают людей с высшим образованием, опытом работы не менее одного года, знанием основ законодательства, владением навыками делопроизводства, знанием иностранных языков, умеющих работать на компьютере и печатать на высокой скорости. Обязанности помощника директора требуют наличия определенных личных качеств:

• работоспособность, ответственность;
• грамотность, аккуратность;
• стрессоустойчивость, инициативность;
• обучаемость, трудолюбие;
• позитивность, дипломатичность;
• настойчивость, настойчивость;
• общительность;
• честность, преданность;
• дисциплина, организованность.

Квалификационные требования к помощнику руководителя установлены профессиональным стандартом, утвержденным приказом Минтруда России от 15 июня 2020 г. N 333н. Стандарт определяет следующие требования к работникам:

• образование — среднее специальное;
• дополнительное образование — программа профессионального обучения по профессии работников;
• требования к опыту не требуются;
• специальные условия для приема на работу не предъявляются.

Функции

Профессиональный стандарт необходим работодателю для понимания четких функциональных требований к работнику. Но закон позволяет выбирать между требованиями стандартов и квалификационными справочниками. В квалификационном каталоге есть должность секретаря руководителя. В соответствии с ним основные задачи помощника руководителя предприятия сведены к следующим функциям:

• осуществление работы по организационно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
• вести делопроизводство в компании, выполнять поручения руководителя;
• организация процесса приема посетителей, бесед и разбора корреспонденции.

Обязанности

Каковы задачи помощника директора в организации, сформулировать несложно: вне зависимости от направления деятельности организации управленческие функции практически одинаковы. Задачи помощника:

• выполнять личные поручения и просьбы начальника;
• бухучет, ведение учета, делопроизводство;
• сопровождать начальника в поездках и на деловых мероприятиях;
• координация и распределение телефонных звонков, корреспонденции и посетителей;
• организация переговоров для менеджера;
• переписка как на бумаге, так и в цифровом виде;
• быстро принимать решения в экстренных ситуациях и обеспечивать руководителя полной информационной базой;
• организация рабочих мероприятий и поездок с руководителем;
• контролировать выполнение работниками приказов и указаний начальства;
• обеспечить руководителя всеми необходимыми материалами, кабинетом, оборудованием;
• участие в переговорах по мере необходимости;
• организация презентации компании.

Права

Говоря о функциях помощника руководителя, необходимо упомянуть о его правах. Для лучшего выполнения непосредственной работы в должностной инструкции имеет смысл исправить правильно:

• вносить предложения по улучшению своей работы и предоставлять руководству проекты по улучшению работы компании;
• требовать соблюдения своих прав, закрепленных в трудовом договоре, и создавать необходимые условия для работы;
• принимать решения в пределах своей компетенции;
• получать все необходимые документы и необходимую информацию, необходимые для выполнения служебных обязанностей.

Список прав иногда меняется в зависимости от вида деятельности.

Ответственность

Каждый сотрудник обязан качественно выполнять свою работу. После того, как компания определила, какие задачи есть у помощника руководителя и определила в должностной инструкции и других организациях LNA, сотрудник несет ответственность за неправомерные действия и некомпетентность. Уровень ответственности предусмотрен ТК РФ и влечет за собой материальную, дисциплинарную, а в некоторых случаях и уголовную ответственность за нарушения, допущенные при выполнении работы. Помощник несет ответственность за:

• причинить материальный ущерб организации;
• халатность в работе и невыполнение своих обязанностей;
• заниматься личными делами в рабочее время;
• несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, техники безопасности и пожарной безопасности;
• грубость по отношению к клиентам, сотрудникам и нарушение правил вежливости;
• действия, не входящие в их компетенцию.

Для иллюстрации примерная должностная инструкция помощника руководителя, которую рекомендуется дополнять в зависимости от специфики организации.

Что нужно знать и уметь?

Список знаний и навыков зависит от компании и функционала бизнес-помощника.

Что нужно знать и уметь

Личные качества, необходимые помощнику руководителя

Умение вести деловую переписку. Составьте расписание и спланируйте рабочий день директора. Имеет хорошие устные и письменные коммуникативные навыки. Знать деловой этикет. Быстрая печать на компьютере. В идеале — владеть десятипальцевым методом письма. Высшее образование желательно, но можно трудоустроиться и без него. При работе с топ-менеджерами (ТОП-менеджерами) обязателен опыт работы на должности ассистента от 2-3 лет. Знает офисные программы: Word, Excel. Уметь обращаться с оргтехникой. Знать основы бизнеса.

Знайте, как добиться цели. Организация. Ответственность. Умение работать над несколькими задачами одновременно. Высокоскоростной. Отсутствие лишних амбиций. Гибкость. Устойчивость к стрессу и критике. Умение общаться с людьми.