Тайм-менеджмент — 7 главных принципов по управлению временем

1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения

Прямой перевод этого термина «Тайм-менеджмент» с английского — «управление временем». Понятно, что управлять временем в буквальном смысле невозможно: реальная функция тайм-менеджмента — использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.

Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:

Тайм-менеджмент – это учет, распределение и оперативное планирование собственных временных ресурсов.

Другое определение.

Тайм-менеджмент — это научный подход к организации времени и повышению эффективности его использования.

Девиз профессионального тайм-менеджера:

Работай меньше, делай больше!

Люди, которые знают, как продуктивно управлять собственными временными ресурсами, живут более насыщенной и полноценной жизнью, выполняя свою работу с минимальными временными затратами.

Управляя своим временем, у нас появляется больше жизненного пространства: становится реальнее иметь возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.

Учитывая спешку, в которой живет современный человек, вопрос управления временными ресурсами становится все более актуальным, если не важным. Хорошо развитый навык тайм-менеджмента иногда повышает личную эффективность. Я понял это 12 лет назад.

Тайм-менеджмент позволяет организовать рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца), чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.

Эффективное планирование позволяет высвободить колоссальные ресурсы для насыщенной и полноценной жизни. По мнению профессионалов, размер таких ресурсов исчисляется годами и десятилетиями.

История тайм-менеджмента

Научный подход к организации времени не является новой проблемой. История тайм-менеджмента уходит своими корнями в далекое прошлое.

Еще 2000 лет назад в Древнем Риме знаменитый мыслитель Сенека предлагал делить все время на полезное, то есть хорошее, плохое и бесполезное.

Сенека также начал вести постоянную запись времени в письменной форме. Мыслитель говорил, что, проживая определенный период времени, необходимо рассматривать его с точки зрения населенности.

В последующей истории тайм-менеджмента эти идеи легли в основу такого понятия, как «личная эффективность».

Альберти, итальянский писатель и ученый, живший в 15 веке, сказал, что те, кто умеет распоряжаться временем с пользой, всегда будут успешны.

Для этого он предложил использовать два правила:

1. Составляйте список дел каждое утро.
2. Расположите вещи в порядке убывания важности.

Многие века все эти принципы существовали только в теоретическом виде, и только с 80-х годов прошлого века эта тема стала переходить из теории в практику.

Тайм-менеджмент необходим не только руководителям и владельцам бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, чтобы в полной мере наслаждаться процессом жизни.

Конечно, не всем нужен тайм-менеджмент. Если человеку нечем заняться в жизни, а его главная задача — «убить время», тайм-менеджмент для такого человека — неактуальная и ненужная дисциплина.

Другими словами, вы должны сначала решить, действительно ли вам не хватает времени и где вы хотите провести свободные минуты, часы и дни, когда они появляются.

Тайм-менеджмент состоит из нескольких компонентов:

• строгое время;
• оптимизация временных ресурсов;
• планирование дня (недели, месяца или другого периода времени);
• организация мотивации.

Тайм-менеджмент важен не только для работы: люди, которые понимают искусство тайм-менеджмента, счастливее, здоровее и успешнее в профессиональной и личной жизни.

Эффективный тайм-менеджмент позволяет понимать все свои действия и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.

Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если смотреть на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде чулана, то начинаешь понимать, что туда не все помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, время все равно ограничено. И если вы попытаетесь выполнить 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы только разочаруетесь и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь вам в полной мере понять, как эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации помогут следующие советы.

Читайте также: Метод SMART для постановки целей: как его правильно использовать

Оценивайте время

Хороший навык тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только, что вам нужно сделать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос для каждой задачи, каждого запроса или случая, и вы сможете решить, что идет в «чулан», а что нет. Полезно добавить столбец длительности в список задач, чтобы вы могли визуализировать эту картину. Когда вы начнете считать не только количество задач, но и время, которое они займут, вы сможете управлять своими обязательствами и принимать более взвешенные решения.

Составляйте временные карты

Табель учета рабочего времени — это план вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделю, каждые 24 часа в сутки и составляете расписание. Он определяет, когда вы просыпаетесь и когда ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — это пространство, с которым вам нужно работать. Это «шкаф» на каждый день.

У менеджеров есть повторяющиеся встречи. Родители имеют раннее ежедневное воспитание и сбор детей в школу. У студентов и школьников есть расписание, которое известно заранее. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что в пятницу вечером всегда можно пообщаться с друзьями, а в субботу — заняться домашними делами. Самое главное — создать структуру, шаблон. Например, список дел на пятницу может содержать разные задачи и они могут меняться. Но вы, наверное, знаете, что вам нужно делать работу по дому каждую субботу с 18:00 до 21:00. Определенный распорядок действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее самостоятельно в меру.

Шаблоны также помогают выявить дисбаланс между работой и личной жизнью. Опять же, это похоже на шкаф. Если ваши джинсы находятся на верхней полке, свитера — на средней полке, а футболки — на нижней, легко определить, слишком ли много у вас вещей в гардеробе или слишком мало. Если все разбросано, вы не можете решить, хватит ли вам футболок на каждый день недели.

Это работает так же, как и для запланированного дня. Если вы сгруппируете похожие задачи вместе, вы будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна категория монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

Эффективные методы планирования

На основе теоретических принципов создано множество методов и инструментов тайм-менеджмента. Перечислю самые эффективные из них.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд социальных стереотипов и неправильных представлений о тайм-менеджменте.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент необходим исключительно для работы, что в России эта дисциплина малоэффективна в силу особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает свободы воли.

Все эти мифы несовместимы: ниже я постараюсь их полностью развеять.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Утверждение правильное по форме, но ложное по содержанию. Тайм-менеджмент действительно невозможен (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не в силах замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.

Но человек может сделать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься расстановкой приоритетов. Это то, о чем говорят практики тайм-менеджмента – управление собственной жизнью.

Разумным и прагматичным подходом к своим действиям является тайм-менеджмент: вы удивитесь, сколько минут и часов высвободится, как только вы начнете действовать более осознанно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, вне зависимости от рода деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом они работают почти как обычные люди, но успевают всегда больше.

Их секрет в том, что за единицу времени они успевают сделать больше дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

много работать и уставать, пренебрегать отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению нагрузки и одновременно повышению эффективности. Как это сделать? Словом, действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от важного.

Эффективное использование методов тайм-менеджмента не означает делать больше или повышать производительность за счет скорости работы.

Речь идет о повышении личной продуктивности за счет устранения ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

В категорию хронофагов входят сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в социальных сетях, лишенные смысла разговоры с коллегами.

Увлеченность человека делами, отвлекающими от основной задачи, отчасти обусловлена ​​прокрастинацией — желанием отложить важные и нужные события «до лучших времен.

Но если вы откажетесь от размышлений и осознаете для себя важность и важность текущих задач, у вас не будет ни сил, ни желания отвлекаться на посторонние дела.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся стать роботами, но на самом деле они уже роботы, а также рабы собственных психоэмоциональных привычек и моделей поведения.

Тайм-менеджмент не ограничивает нашу свободу, а создает ее.

Тайм-менеджмент необходим не только офисным работникам, менеджерам и руководителям: управление важнейшим ресурсом жизни — собственным временем — необходимо каждому, кто относится к себе ответственно и серьезно.

Практическим критерием необходимости внедрения в жизнь принципов тайм-менеджмента является наличие в плане на текущий день 4-х и более дел (учитываются не только профессиональные, но и личные обстоятельства). Это нужно и бизнесменам, и фрилансерам, и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно закончить проект на работе, поговорить об этом со своим начальником, зайти после работы в мастерскую по ремонту телефонов и, наконец, забрать ребенка из детского сада, разумное управление временем — ваша абсолютная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достигать важных целей и высвобождать время для отдыха, восстановления, общения с друзьями и близкими. Контроль времени позволяет достигать результатов быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха еще никому не навредила. А для спонтанности и творчества (если оно есть) в любой работе всегда есть место.

3. Как управлять временем – 7 главных принципов тайм-менеджмента

А теперь перейдем к практике и узнаем, как правильно управлять временем, с чего начать контроль и планирование своих действий, какие трудности обычно возникают на пути и как их преодолевать. Ниже я описал основные принципы и правила.

Принцип 1. Планируйте свои действия

планирование дел на следующий день (или на следующую неделю) имеет практическое значение в любой работе. Неважно, сидите ли вы в офисе, стоите на конвейере, подрабатываете курьером в свободное время — четкий план действий всегда принесет реальную пользу в виде повышения производительности (личной и профессиональной).

Даже если ваши действия строго регламентированы должностной инструкцией, у вас всегда должен быть заранее подготовленный план — это поможет вам справиться с работой эффективнее и быстрее.

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важных аксиом тайм-менеджмента:

1. Запишите цели письменно. Если ваша цель не записана на бумаге (или в электронном журнале), то ее не существует.
2. Планируйте свой день. Предварительно составленный список задач и действий повышает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
3. Разбивайте большие задачи. Трудоемкие задачи всегда следует делить на несколько небольших подзадач — не беритесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало второй натурой: возьмите за правило перед сном составлять план действий на завтра. Утром на работе вы уже точно знаете, с чего начать, как продолжить и чем закончить.

Всегда откладывайте определенное количество времени на «форс-мажоры» — непредвиденные обстоятельства.

Помните, что несколько минут, которые вы потратите на создание плана, с лихвой окупятся в будущем: вы оцените результаты грамотного планирования уже в первую неделю реализации.

Принцип 2. Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Стратегическое и эффективное планирование невозможно без грамотного целеполагания. Проще говоря, вы должны уметь четко сформулировать основную цель и уметь разбивать ее на более конкретные и локальные задачи.

В теории управления этот навык называется декомпозицией целей. Важнейшим способом реализации этой концепции на практике является переход от общего к частному.

Пример

Вы работаете маркетологом в коммерческой компании и ваша главная цель — увеличить продажи в этом сезоне на 30%.

Реализация данной цели может быть разделена на несколько подзадач: увеличить продажи в конкретной торговой точке за счет проведения акций, пересмотреть цены на некоторые товары, скорректировать цены, провести масштабную рекламную кампанию в Интернете и в СМИ.

Существует профессиональный инструмент (или принцип) формулирования и постановки локальных задач в рамках тайм-менеджмента и целеполагания.

Это называется принцип SMART.

В соответствии с этим принципом целью должно быть:

• конкретный (конкретный);
• измеримый (измеримый);
• достижимый за определенный период (достижимый);
• актуальная или правдивая – необходимо заранее понять, действительно ли эта задача поможет достичь цели (актуальна);
• ограниченный во времени (временный).

Главный критерий полезности и эффективности локальной задачи — ее конкретность. Начав движение к большой цели с выполнения последовательных задач, вы значительно сократите время на выполнение работы.

Последовательность и сосредоточенность на конкретных моментах являются ключом к будущему успеху.

Даже самые великие творцы не создавали свои произведения сразу — сначала составляли план, а потом по пунктам выполняли. Один из секретов успешного тайм-менеджмента — умение сосредоточиться на текущих задачах, не теряя общего направления.

Принцип 3. Фиксируйте ваш план действий

О необходимости исправления плана действий уже говорилось выше. Здесь мы рассмотрим, как лучше всего это сделать. Есть несколько работающих и эффективных инструментов, позволяющих сделать ваши планы и задачи более наглядными и конкретными.

Такой метод называется диаграммой Ганта. Поясню, как это выглядит на практике.

Пример

Допустим, ваша цель — построить дом. Для начала задачу следует разделить на несколько этапов: расчистка участка, копка и закладка фундамента, проведение надземных работ, отделка помещения, проведение коммуникаций и благоустройство территории.

Диаграмма грантов показывает все задачи текущего масштабного проекта, а также их сроки, продолжительность во времени и приоритет для реализации.

Однотипные задачи можно сгруппировать в один элемент, а более объемные дела разбить на несколько последовательных задач.

Визуальное планирование не только экономит ваше время, но и позволяет другим сотрудникам, участвующим в проекте, быстро разобраться в ситуации и включиться в работу с нужного этапа.

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и четко определите главную цель – это нужно и правильно. Но главная задача – двигаться к достижению этой цели, последовательно выполнять текущие задания разной степени сложности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подходит простой метод, называемый методом ABCD».

Способ АБВГД (ABCD)

«А» — самая важная задача дня, «Б» — менее важная, «В» — задача средней важности и так далее

Первое дело по списку должно быть сделано в первую очередь. Обычно эта задача является наиболее трудоемкой и сложной. Иногда человек боится или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что от ее выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Брайан Трейси, специалист по практическому тайм-менеджменту, советует решать эту проблему жестко и однозначно. Его метод называется: «съешь лягушку на завтрак». «Лягушка» — самое сложное и неприятное дело дня. Вы постоянно переносите его на «день», на вечер и даже на утро.

Но дело в том, что это создает постоянное эмоциональное напряжение, которое мешает вам заниматься чем-то еще продуктивным. Трейси говорит, что нужно начинать день с самого сложного, тогда все остальное сделается почти само собой.

Логическим продолжением метода Брайана Трейси здесь является закон или принцип Парето.

Закон Парето

20% наших усилий дают нам 80% результатов, а оставшиеся 80% усилий дают нам только 20% результатов.

Поэтому наша задача — выявить эти 20% самых эффективных наших действий и сосредоточиться на них.

Еще один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется матрицей Эйзенхауэра. Политический и военный деятель, президент США Дуят Эйзенхауэр был практичным и весьма успешным человеком.

Ему пришла в голову идея разделить все текущие вопросы на 4 категории:

• срочное и важное;
• важно, но не срочно;
• срочно, но не очень важно;
• неважные и несрочные.

Первая категория: срочные и важные — это основные задачи, которые нужно сделать сегодня и сейчас: их откладывание непременно создаст лишние трудности в будущем. Оставлять их на подчиненных не стоит — нужно сделать самому и сразу.

По-другому этот сектор матрицы называют «Огненным сектором», пребывание в нем длительное время полно негативных последствий, в первую очередь, для собственного здоровья.

Вторая категория: важные дела, которые не являются срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы!

Мой секрет тайм-менеджмента в том, чтобы быть в квадранте «Важно-Несрочно».

Это самый эффективный сектор в массиве. Здесь ты спокоен, здесь ты планируешь, думаешь, действуешь грамотно и взвешенно, здесь ты делаешь что-то действительно важное.

Совет

Не позволяйте важным вещам течь в аварийный сектор!

Третья категория: срочные и не очень важные дела – могут занять много времени, если заниматься ими с утра и лично. Такие задачи можно делегировать подчиненным.

Дела из категории 4 (несрочные и неважные) можно смело удалять из ежедневного списка.

Вы можете составлять такую ​​таблицу каждый день на основе матрицы Эйзенхауэра».

№	Имеет значение	Срочные дела	Несрочные дела
1	Дела, которые необходимо сделать	Выход из кризиса, крупные проекты	Планируйте новые задачи, стройте отношения
2	Неважные дела	Деловые звонки, письма, встречи	Рутинная механическая работа, трата времени

Включите эту простую электронную таблицу в свою систему ежедневного планирования.

Принцип 5. Фокусируйтесь на главном

Я уже говорил, как важно добиваться поставленных целей, в этом разделе я расскажу о том, как сделать это максимально эффективно.

Умение сосредотачиваться на самом главном, не отвлекаясь на посторонние, — важнейший практический навык, овладев которым, вы будете решать самые приоритетные задачи с продуктивным тайм-менеджментом.

Время — невозобновляемый ресурс, и самый ценный из всех. Мы можем потратить 10 000 рублей и заработать их обратно, но мы не в состоянии вернуть прожитую секунду.

Мы также не можем продлить день до 25 часов, но мы можем освободить собственное пространство для действительно важных для нас занятий.

Чтобы незначительные вещи не влияли на вашу личную эффективность, вам необходимо освоить определенные методы тайм-менеджмента.

Одним из самых эффективных способов экономии времени является делегирование. Правильнее было бы сказать, что делегирование — это часть классического менеджмента.

Делегирование — это способ доверить часть наших дел другим людям.

Самые элементарные примеры: вы не можете сами помыть машину, а отдаете ее на автомойку, или же: вы можете сами починить протекающий кран в ванной или вызвать профессионального сантехника.

Запомните

Любую задачу, которую имеет больше смысла (с финансовой точки зрения и с точки зрения времени), поручить другим.

Чем выше ценность вашего личного времени, тем больше второстепенных и неважных задач можно делегировать.

Менее важные вещи можно сделать в свободное от ресурсов время».

Речь идет о той части дня, когда вы уже не на пике своих умственных и физических сил, например, в конце дня, когда появляется усталость.

Также, например, пока вы находитесь в транспорте или в очереди, вы можете совмещать ожидание с обучением — слушать аудиокниги о профессиональных навыках или развивать один из навыков личной эффективности.

Еще один важный навык для экономии в режиме реального времени: умение говорить «нет».

Не думайте, что все должны отказываться произвольно.

Умение сказать «нет» относится в первую очередь к тем людям и действиям, которые отнимают у вас ваши энергетические и временные ресурсы, не давая ничего взамен.

Скажите «нет» болтливому соседу или сотруднику, почитайте бульварную прессу, побродите в Интернете по социальным сетям и развлекательным ресурсам, посмотрите телевизор.

Помните, что даже небольшой незапланированный перерыв, когда кто-то или что-то отвлекает вас от дел, может привести к провалу планов.

Принцип 6. Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматические выводы из своего опыта тайм-менеджмента. Изучите свои ошибки и обязательно примите меры по их исправлению.

Обязательно проанализируйте ситуации, когда вы наиболее интенсивно теряли личные ресурсы.

Вы всегда должны осознавать и видеть со стороны, что происходит с вашей жизнью – в каком направлении и с какой скоростью она движется.

Если вы чувствуете, что потеряли контроль и слишком углубились в задачу, не думая о том, сколько времени это займет, пришло время остановиться, сделать перерыв и попытаться оптимизировать свои действия.

Наконец, создайте собственные правила тайм-менеджмента, свои фишки. Всю жизнь ваша деятельность уникальна.

Принцип 7. Планируйте отдых

В погоне за успехом и личной эффективностью никогда не пренебрегайте отдыхом, я бы даже сказал больше — планируйте свой отдых так же, как и свои бизнес-задачи! Для тайм-менеджмента полноценный отдых — самый важный элемент успеха.

Пример из жизни Радислава Гандапаса

Известный российский бизнес-тренер и спикер Радислав Гандапас, как он рассказал на одном из своих тренингов, планирует дни в своем рабочем графике для посещения гольф-клуба. Это важное хобби в его жизни.

Он выделяет эти дни красным цветом как события высочайшей важности, которые нельзя перенести.

В противном случае, по словам Радислава, он вообще не сможет играть в гольф, потому что всегда есть дела поважнее.

оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с близкими — это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Пирамида Франклина

Согласно пирамиде, разработанной Бенджамином Франклином, цели следует разделить на важные пункты:

• В основе пирамиды главная жизненная миссия, важнейшие жизненные ценности, вектор направления движения.
• Глобальные цели.
• Общий план реализации идеи, промежуточные задачи.
• Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками.
• Краткосрочный план на неделю/месяц.
• Дневное расписание.

Четкое планирование каждого дня должно основываться на целях, указанных ниже. Залог эффективной работы — следовать плану, постоянно оценивать прогресс и вносить необходимые коррективы.

Главные мысли

Тайм-менеджмент: современный подход

Определение управления временем обычно вращается вокруг способности использовать его продуктивно и эффективно, особенно для работы, бизнеса и учебы. Однако современное видение считает, что тайм-менеджмент — не совсем точный термин. Вы все еще не можете контролировать время — время просто есть. Но вы можете контролировать себя, свое внимание и концентрацию.

Джули Моргенштерн, автор книги «Современный подход» и ведущий американский эксперт по продуктивности, утверждает, что нам нужно по-другому понимать тайм-менеджмент. «Я бы начала с изменения вашего восприятия времени», — говорит она. «Это неоднозначное понятие, и я учу людей думать о времени как о шкафе. Это ограниченное пространство, где мало что может поместиться. Как только вы визуализируете время, им становится намного легче управлять».

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — известная концепция расстановки приоритетов, рекомендованная президентом США Д. Эйзенхауэром. Такой подход помогает не запутаться в большом списке дел за счет сортировки задач по важности и срочности. Важность дела определяется его влиянием на достижение цели, а срочность определяется его привязанностью к определенному времени или дате.

Каждое дело необходимо разделить на 4 приоритета:

• Важное, срочное. Срочные дела с «горящими» сроками, требующие немедленного выполнения уже сегодня — решение кризисных ситуаций, выполнение задач по более крупным проектам и так далее
• Важно, не срочно. Перспективные задачи — планирование новых целей, общение с партнерами, разработка новых проектов и т д
• Не важно, срочно. Ежедневная рутина — отправка писем, звонки и т.д. Вы должны быть осторожны с задачами из этого списка, потому что они отнимают ваше время здесь и сейчас, при этом они не важны для вас и ваших целей. Их необходимо постоянно контролировать, делегировать или удалять совсем.
• Не важно, не срочно. Такие задачи лучше вообще вычеркнуть из ежедневного списка.

В первую очередь следует делать дела с первым приоритетом, потом со вторым. Задачи третьего приоритета можно посвятить остальной части дня или делегировать другим. Этот метод можно использовать, выделяя задачи цветом, как в приоритетах планировщика ToDoist, о котором я рассказывал здесь.

Как этому научиться?

Ни для кого не секрет, что все мы рождаемся с набором различных способностей и склонностей. Но, конечно, эти способности и предрасположенности у всех разные, и если одни люди изначально склонны эффективно распоряжаться своим временем в жизни, то другим необходимо развивать и совершенствовать этот навык. В любом случае, это можно сделать. И снова хорошая новость — ВЫ МОЖЕТЕ СДЕЛАТЬ ЭТО САМОСТОЯТЕЛЬНО, т.е не прибегая к обучению в специализированных учреждениях или покупке дорогостоящих обучающих курсов. Причем вовсе не обязательно иметь какой-то особый талант или гениальность, а можно просто пройти онлайн-учебник, введение в который вы сейчас читаете.

При прохождении этого курса есть два важных момента. Этот:

Теоретической основой является информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое мастерство — применение того, что вы узнали, на практике в вашей повседневной жизни.

Основываясь на этих важных моментах, мы разработали это руководство. Каждый урок построен так, чтобы вы могли усвоить теоретический материал, который изложен интересным и вполне понятным и доступным для любого человека языком. А также для того, чтобы у вас была мотивация и возможность использовать все, чему вы научились, не дожидаясь удобного момента, а прямо здесь и сейчас. Все, что вам нужно, это желание освоить новый навык и немного свободного времени, которое для этого нужно найти, в чем мы, конечно же, не сомневаемся.

Хотите проверить свои знания?

Если вы хотите проверить свои теоретические знания по предмету курса и понять, насколько он вам подходит, вы можете пройти наш тест. Только 1 вариант ответа может быть правильным для каждого вопроса. После того, как вы выбрали один из вариантов, система автоматически переходит к следующему вопросу.

Система 4D

Кто это придумал: Эдвард Рэй, консультант и писатель-мотиватор.

Что это такое: 4D — это метод для тех, кто не умеет браться за свои задачи. В каждом случае можно использовать одно из четырех действий, а именно:

• Делать (делать). Важные задачи, которые должны быть выполнены лично вами, их нельзя выбрасывать или переносить.
• Делегаты (делегаты). Поручите задачу кому-нибудь (коллеге, помощнику, секретарю), если у вас нет времени выполнить задачу самостоятельно.
• Удалить (удалить). Некоторые задачи не важны по сравнению с другими или не имеют значения. Их следует просто оставить.
• Задержка (отсрочка). Сложные задачи, не требующие немедленного решения, следует отложить до решения неотложных задач. Но когда вы откладываете задачу, установите четкий срок, когда вы начнете ее выполнять.

Выберите задачу из своего списка — и выполните с ней одно из этих действий. Затем переходите к следующему.

Подходит для: универсального способа справиться с огромным списком дел, если вы еще не понимаете, что с ним делать. Но метод не подходит для долгосрочного планирования и не помогает понять, когда делать то или иное дело.

Задание на взаимопроверку

Прежде чем продолжить изучение урока, предлагаем вам выполнить интересное задание.

Предложите план на день — рабочий или выходной. Начинайте, когда просыпаетесь, и заканчивайте, когда ложитесь спать. Не нужно слишком вдаваться в подробности, просто выделите основные задачи. Это занятие поможет вам потренироваться и получить общее представление о том, насколько хорошо вы сейчас планируете, а именно:

• хорошо ли вы все планируете;
• вы слишком вникаете в детали;
• ваш план слишком абстрактен.

Вы получите обратную связь от тех, кто выполняет эту задачу так же, как и вы.

Это рецензируемое задание, поэтому вы должны сначала проверить работу двух других пользователей, а затем загрузить свою. При проверке чужой работы оцените план других участников, выставив соответствующие оценки по каждой из шкал.

Канбан

Японская раскладка, визуализирующая рабочий процесс. Используется Тойотой. Слово «канбан» в переводе с японского означает «рекламный щит, вывеска».

Из чего состоит: рисуется таблица с тремя столбцами. Столбцы называются «В работе», «Готово» и «Готово». Каждое запланированное задание регистрируется в одном из столбцов. В течение дня дела отмечаются в одном столбце и перемещаются в следующий в зависимости от статуса.

Сколько столбцов будет в канбане, зависит от ваших задач. Например, столбец может быть отдельной фазой проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать, как выполняются задачи.

Большой плюс канбана — наглядность. Но можно сделать это еще практичнее и нагляднее – с помощью этикетки и наклеек. Нарисуйте на доске таблицу и напишите на наклейках, что нужно сделать. В течение дня наклеивайте наклейки с одной колонки на столе на другую.

Подходит для: Канбан изначально был разработан для использования в бизнесе. С его помощью следили за работой в команде и ходом проектов. Однако Канбан подходит и для личного планирования. Кстати, его можно комбинировать с другими системами тайм-менеджмента, например с блоками времени (о них мы говорили выше).

Функции: Сейчас популярен канбан, его часто внедряют в компаниях — и не зря. Но чтобы это было полезно, нужно глубже вникнуть в эту систему, узнать о нюансах и постараться не допускать ошибок .

Где узнать больше

• Книга: Дэвид Андерсен. Канбан .
• Статья: 6 причин, по которым внедрение Канбана может потерпеть неудачу .

Техника временных блоков

Многие люди даже пишут список дел на день, но все равно не успевают выполнить все, что запланировали. Часто это происходит потому, что в простом списке дел не учитываются две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждая задача, а во-вторых, когда именно их нужно выполнить. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.

Что это такое: Суть в том, чтобы заранее выделить время для каждой задачи. И в это время не делайте ничего, кроме Него.

На практике это может выглядеть так:

10:00–12:00. Написать отчет

12:30–13:30 Проверяйте почту, отвечайте клиентам

14.00–14.30. Идти в магазин

15.00–17.30. Создать проект

18.00–19.00. Помыть дом

Это похоже на повседневную рутину? Не совсем так, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. Остальная часть расписания может быть свободной.

Для кого это: Это довольно сложная техника. Лучше всего подходит для дисциплинированных людей – тех, кто умеет выполнять планы, придерживаться графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы. Важно, чтобы дела можно было сделать в отведенное время. Обычно такие люди и так почти не имеют проблем с тайм-менеджментом. Но они могут использовать саму идею.

4. Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент для достижения ваших целей. Для многих эти цели финансовые, для других на первом месте самореализация, для третьих личное счастье. Каждый человек хочет чувствовать себя счастливым – какой бы смысл он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынуждены жить в состоянии «белки в колесе», когда на сотни незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и незаменимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование дня помогут вам справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам важно понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс «Формула изобилия» от Павла Колесова.

5. Обзор популярных книг и тренингов по управлению временем и повышению личной эффективности

Существует огромное количество полезной литературы по тайм-менеджменту. Отдельные публикации посвящены тайм-менеджменту для женщин (молодых мам, домохозяек), студенток, школьниц, менеджеров.

Проводятся семинары, конференции, мастер-классы и тренинги по тайм-менеджменту.

На мой взгляд, самыми информативными и доступными книгами по этой теме являются произведения Глеба Архангельского и Брайана Трейси.

Глеб Архангельский — ведущий российский специалист по тайм-менеджменту. Руководитель проектов собственной компании по внедрению тайм-менеджмента в практику крупнейших отечественных компаний — РАО ЕЭС, Вимм-Билль-Данн и других. Создатель бестселлеров Тайм-менеджмент и Тайм-драйв».

Брайан Трейси — ведущий мировой эксперт по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель по личной эффективности, консультант по менеджменту, автор по личной эффективности, консультант по менеджменту, писатель, оратор.

Другие книги на эту тему: «Помидорный тайм-менеджмент» (Стафан Нётеберг), «Трудный тайм-менеджмент» (Дэн Кеннеди), «Максимальная концентрация» (Люси Паладино).

Напоследок рекомендую посмотреть видео Глеба Архангельского: