Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени

Тайм-менеджмент, или тайм-менеджмент, — это сознательный контроль того, сколько времени тратится на конкретные виды деятельности с целью повышения их эффективности и продуктивности.

Матрица Эйзенхауэра — один из популярных инструментов тайм-менеджмента, используемый для определения приоритетности деловых и личных задач. В его основу положен принцип классификации всех дел на четыре категории в зависимости от степени важности и срочности. Матрицу наиболее практично использовать для краткосрочного и среднесрочного планирования.

Этот подход был разработан Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром, генералом армии Второй мировой войны, а затем 34-м президентом Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.

Давным-давно один американец тщетно искал эффективный способ управления временем, и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей по всему миру используют ее для планирования.

Визуально матрица приоритетов разделена на четыре квадранта, где дела укладываются в категории: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.

Пользователя матрицы просят ввести в эти квадранты все свои запланированные действия. Величайшая работа происходит именно тогда, когда человек выбирает между этими областями, таким образом решая, что делать сначала, а что потом.

Где можно собрать матрицу

1. Самый простой и доступный вариант — нарисовать матрицу вручную на бумаге или планшете или компьютере. Вы также можете сделать себе пустые шаблоны и использовать их. Для наглядности и оперативности можно выделять задачи разными цветами и использовать стикеры.
2. В различных приложениях в формате списка дел: Microsoft ToDo, Notion, Trello, Evernote. Там можно создать несколько виртуальных досок или стикеров разного цвета — и распределить по ним задания. В Evernote есть отдельный шаблон для матрицы Эйзенхауэра.
3. В онлайн-сервисе Eisenhower.me, а также в приложениях для смартфонов для работы непосредственно с матрицей: Taskman, Tasks, 4do.
4. На канбан-доске.

Преимущества и недостатки

Матрица Эйзенхауэра имеет как преимущества, так и недостатки. Мы опишем оба, начиная с преимуществ.

• Несмотря на название «матрица», которое предполагает что-то сложное, система на самом деле очень проста для понимания и использования без каких-либо проблем.
• Дела, цели и задачи разделены всего на 4 категории, это помогает лучше в них ориентироваться.
• Распределение задач по критериям срочности и важности позволяет отодвинуть на задний план несрочные и неважные дела, тем самым позволяя важным и срочным делам выйти на первый план. Так анализируются и фильтруются дела. Отсеиваются те, кому вообще не нужно тратить время.
• Главное преимущество в том, что матрица позволяет сделать использование времени максимально эффективным, что в свою очередь дает возможность выполнить все вовремя.

У этой системы есть и недостатки.

• Матрица неэффективна при долгосрочном планировании. Он подходит для текущих дел или тех, которые предназначены для ближайшего будущего.
• Когда нет ежедневных целей, нет необходимости использовать такую ​​систему.
• Для эффективного использования матрицы необходимо быстро и точно распределять цели по группам. Для этого нужно понять, каким из них можно присвоить степень «важных», а какие не очень важные, какие необходимо выполнить как можно быстрее, а какие необязательны. Такое обучение требует времени, то есть матрица не сразу начинает у вас «работать», и это минус.
• И в результате предыдущего пункта могут быть ошибки в точности присвоения дел с определенным статусом.

Но, несмотря на некоторые недостатки, матрица Эйзенхауэра является очень эффективным инструментом тайм-менеджмента.

Что делать в первую очередь, а что не делать совсем?

Матрица приоритетов отвечает на эти вопросы четко и понятно. Каждое поле в таблице Эйзенхауэра имеет свое собственное «суждение». Как только задача оказывается в какой-то ячейке, мы уже знаем, что с ней делать.

А (важное и срочное)

Это поле окрашено в красный цвет, потому что в идеале его следует оставить пустым. Когда в нем появляются задачи, значит, вы что-то не так запланировали, потратили время на ненужные дела.

Конечно, идеала достичь невозможно, поэтому баллы в этом маршруте все равно будут появляться. Если это уже произошло, то вот что следует ввести в поле А:

• преодоление кризисов;
• работа, невыполнение которой может привести к серьезным проблемам и срыву целей;
• решить проблемы, которые могут привести к ухудшению уровня жизни, угрозе карьере или благополучию в семье;
• проблемы со здоровьем.

Если при первом составлении таблицы оказалось, что в красной ячейке много точек, вам придется бросить все усилия на ее очистку. Если задача сложная, рассмотрите возможность привлечения родственников, друзей или поручить что-то подчиненным для ее выполнения.

Читайте также: Токсичные люди — их типы, признаки и как с ними разговаривать?

В (важное, но не срочное)

В этом поле должна происходить основная деятельность, поэтому оно окрашено в зеленый цвет действия и роста. Все, что помогает человеку достигать целей и улучшать свою жизнь, должно делаться без успеха и без спешки.

Этого не так просто добиться, так как все мы люди-студенты и привыкли начинать работу только тогда, когда на горизонте маячит крайний срок. Но именно в этом заключается главный секрет успеха: делайте все важные дела заранее. Это поможет вам работать с радостью и сосредоточенностью, а не в состоянии паники и суматохи.

Вот задачи:

• реализация текущих рабочих проектов;
• работа по дому, связанная с материальной базой вашей семьи;
• подготовка к важным семейным праздникам, общение с родными;
• самообразование;
• профилактика заболеваний, спорт, здоровый образ жизни.

Эти дела приходится делать самому, привлекать помощников в том случае, когда работы много и самому сделать нереально.

С (срочное, но не важное)

Нижние два поля почему-то окрашены в серый цвет — они не важны и их можно просто игнорировать, как мышь. Но именно они становятся серьезной преградой, тормозящей наше развитие.

К срочным, но неважным делам относятся:

• некоторые разговоры и встречи;
• внезапные бытовые проблемы;
• жесты вежливости по отношению к людям, не входящим в круг близких и друзей (присутствие во время праздников, долгие разговоры);
• просьбы знакомых решить проблемы, с которыми они справятся самостоятельно.

Если вы не поймете этот момент, вы можете оказаться в порочном кругу, постоянно разгребая неважные дела, которые не приносят минимальной пользы. Задачи из этого пространства можно игнорировать или делегировать другим, чтобы освободить время для основной работы.

Главное не перепутать дела из пунктов А и С. Так можно принять какую-то ерунду за важное задание или наоборот — отказаться от решения критических задач, отправив их в пункт С.

D (несрочное и неважное)

В этом темно-сером квадрате «живут» пожиратели времени, которые желательно исключить из жизни полностью. Здесь поселились:

• сериалы и социальные сети;
• вредные развлечения;
• болтать по телефону;
• общение с токсичными людьми;
• действия, способствующие прокрастинации;
• какая-то рутинная работа;
• причуды перфекциониста.

Большинство этих пунктов нужно убрать из расписания силой воли – поэтому этот пункт и прописан. Сюда же относится и рутинная работа, от реализации которой пользы очень мало. Вы можете сделать это — и вы не можете сделать это. При желании делегируйте эту работу подчиненным или сотрудникам. Или бабушка.

Характеристика квадрантов

Квадрант А: важные и срочные

В этом поле должны быть прописаны вопросы, относящиеся к приоритетным областям жизни человека и не терпящие отсрочек. Этими областями обычно являются семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.

Эти случаи согласуются со следующими утверждениями:

1. Неспособность сделать это в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей жизни.

Пример. В ближайшее время вас ждет повышение по службе. Менеджер просит вас в кратчайшие сроки предоставить отчет о проделанной работе. Это важно? Да, потому что вы не хотите упустить возможность карьерного роста. Это срочно? Да потому что сейчас самое время проявить свое усердие.

1. Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь серьезные последствия.

Пример. У тебя болит зуб. Важный? Все, что связано со здоровьем, всегда важно. Срочный? Вы рискуете потерять зуб и долго не продержитесь на обезболивающих.

Квадрант В: важные и несрочные

Успешные люди, как правило, выполняют большую часть своей работы в этом квадранте. Это повседневная деятельность, которая всегда служит делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Все они важны, но в них нет срочности, как в случае с квадрантом А.

Успешный человек не доводит свои важные дела до крайности, а делает их постепенно. У него обычно есть время, чтобы осознанно принимать решения, по кирпичику строить здание будущего.

В эту зону входят все повседневные занятия, которые напрямую связаны с приоритетными направлениями в жизни: работа, семья, саморазвитие, здоровье.

Они подчиняются тем же критериям:

• Задание нужно выполнять, но его можно отложить на время, если всплывет что-то важное и срочное.

Пример. Вы программист и должны представить написанную вами программу к понедельнику. Еще только четверг, а у вас уже все готово, но вы решили приложить руку до пятницы, чтобы все перепроверить.

Вещи из квадранта Б, если оставить их без присмотра, могут переместиться в квадрант А. Ваша цель — не допустить этого. Бывает так, что важное дело возникает внезапно, по не зависящим от вас причинам. Но часто мы сами доводим дело до такого состояния, игнорируем профилактические осмотры у врача и откладываем важные дела до дедлайна.

Квадрант С: Неважные и срочные

Эти вещи далеки от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь более комфортной и со временем может сослужить вам хорошую службу.

В этой зоне встречи и разговоры, на которые вы ходите из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, какие-то рабочие задачи.

Этот квадрант имеет следующие характеристики:

1. Выполнив эту задачу быстро, вы сэкономите деньги.

Пример. Вы планировали купить кондиционер и узнали о распродаже, которая продлится всего один день. Важный? Не особенно. Мир не рухнет, если вы не купите кондиционер дешевле, чем планировали. Срочный? Да, акция действует только один день. Приятный бонус: срочная покупка немного сэкономит семейный бюджет.

1. Косвенно выполнение этих вопросов может принести пользу основным целям, хотя это и не гарантировано.

Пример. Вы журналист. Вы приглашены на банкет, куда может прийти редактор интересующей вас газеты. Важный? Не совсем так, все слишком расплывчато. Срочный? Да потому, что банкет не будет длиться вечно, вам предстоит принять решение – идти или нет.

Вполне вероятно, что вы найдете кого-то, кто делегирует дело из этого квадранта. Какие-то неважные срочные дела за вас может сделать супруг, знакомый, коллега, подчиненный.

Квадрант D: Неважные и несрочные

Все дела этого квадранта условно можно разделить на собственно деловые и развлекательные. К задачам относятся задачи, обеспечивающие ваш комфорт, делающие вас и вашу жизнь красивее (например, забота о своей внешности), но в то же время задача может подождать какое-то время.

Для женщины это может быть посещение маникюра, для мужчины — автомойки. Конечно, эти вещи важны сами по себе, но не по отношению к вашим основным сферам жизни.

Вторая группа включает в себя приятное времяпрепровождение. Принято считать, что от этих поступков нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», они преподносятся как вещи, которые люди все равно делают, а не делают, и избавиться от них — похвальная цель.

Так что категорично можно говорить только о таких вредных привычках, как курение и систематическое употребление крепкого алкоголя. Примеры таких занятий, как социальные сети, просмотр легких фильмов, тусовки в клубах, компьютерные игры – все это имеет право быть и необходимо человеку, если это его расслабляет и доставляет ему удовольствие.

Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то подобное для души.

Во-вторых, неважные и несрочные дела могут быть полезными. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в социальных сетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают согреться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – лучший отдых.

В-третьих, к этой категории деятельности относятся и бесспорно полезные занятия: чтение книг, просмотр интеллектуальных телепередач, рисование.

Главное условие для этого квадранта — не позволять ему отнимать у вас большую часть времени и игнорировать самые важные вещи, которые двигают вас вперед в жизни.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Итак, пройдя теоретическую часть, вы сможете ощутить действие матрицы на себе.

Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий:

1. Накануне первого дня эксперимента разверните дневник, указав правильную дату, и начертите разворот с четырьмя полями. Обозначьте их, как показано в матрице. При отсутствии дневника можно взять обычный лист. Если у вас всегда с собой планшет или ноутбук, вы можете создать матрицу в Excel.
2. На отдельном листе запишите в столбик все задачи, которые вы собираетесь выполнить завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех задач в матрице, этот пункт вам уже не понадобится).
3. Прочитайте случаи по одному и скопируйте каждый в соответствующий квадрант матрицы. Для этого нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? это срочно?

Критерии важности	Критерий срочности
Задача находится в сфере моих жизненных приоритетов и достижения ключевых целей (да-важно, нет-не важно)	Если я не сделаю это сейчас, задача потеряет свою актуальность
Несоблюдение влечет за собой серьезные последствия (да-важно, нет-не важно)

1. Что касается бумажной версии, оставьте свободное место в каждом поле — завтра вы вспомните другие дела и добавите их.
2. Отмечайте уже выполненные задания маркером (цветным.
3. В конце дня перенесите незавершенные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот дневника или скопируйте в новую вкладку Excel — иначе они потеряются»).
4. Не отказывайте себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все выполненные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день прошел не зря.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

С нашим примером поступим так, как рекомендовали в предыдущем разделе — сначала выведем все случаи подряд, а затем распределим их в матрице. В примере от первого лица медитирует профессиональный массажист.

Вот его список задач на день (с комментариями, чтобы читатель понял важность и срочность):

• Сегодня 4 массажа: 9:00, 11:00, 15:00, 20:00 (в перерывах я занимаюсь другими делами);
• Идти в бухгалтерию (по договору на массаж я должен получать 60% стоимости, но по факту получаю только 50% — узнайте почему);
• Купите кошачий корм (хорошо, что я видел — осталось только одно кормление);
• Навестить друга в больнице (вчера близкий друг сломал руку, принеси чего-нибудь вкусненького);
• Позвонить в банк, внести платеж по ипотеке (сегодня последний день, когда можно оплатить без штрафных санкций);
• Навестить друзей на палатку (сегодня вторник, планируем семейную поездку на субботу);
• Ходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
• Купите продукты (еще что-то есть в холодильнике, нам хватит на пару дней);
• Отвечать на сообщения в WhatsApp и ВКонтакте (только беседы);
• попрактиковаться в английском не менее 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы подтянуть язык);
• Купите новую прокладку для крана (кран все равно капает, но уже с краю);
• Ходить на прием к окулисту (каждый год, если прохожу обследование);
• Подстричься (вид все равно приятный, но с этим лучше не затягивать);
• Киньте книгу по упражнениям для мышц спины коллеге (обещал прислать, как только сяду за комп).

	ТОРОПИТЬСЯ	НЕ НАПРЯЖАТЬ
ВАЖНЫЙ	Сегодня 4 массажа: в 9.00, в 11.00, в 15.00, в 8 вечера. Навестить друга в больнице	В гости к друзьям на палатку (семейная поездка) Сходите на прием к оптику Перейти к бухгалтерии практиковать английский
НЕ ИМЕЕТ ЗНАЧЕНИЯ	Иди в банк, возьми ипотеку Купить кошачий корм Купите новую прокладку крана Отправить книгу коллеге	Подстригись Купить продукты Пойти в бассейн Отвечайте на сообщения в WhatsApp и ВКонтакте

Помните: одно и то же у разных людей может жить в разных квадрантах матрицы. Например, для кого-то занятие своим хобби может относиться как к важным, так и к неважным вещам. Вы и только вы можете распределять свои дела так, как видите свои жизненные приоритеты.

Как правильно распределить задачи в таблице?

Ведь велика вероятность присвоения делу не того уровня важности и срочности. Ведь именно от этого страдает наша иерархия приоритетов.

Чтобы не ошибиться, мы просто должны ответить на два вопроса «да» или «нет”:

1. Необходима ли эта работа для продвижения к основным целям? (Получу ли я неприятности, если не сделаю этого?) ДА — важно, НЕТ — не важно.
2. Если я не сделаю этого сейчас, завтра эта задача станет неактуальной? ДА — срочно, НЕТ — не срочно.

Распределив таким образом работу по таблице, приступаем к решению вопросов сначала из красного квадрата, а затем из зеленого.

Советы по использованию метода

Существует большая вероятность того, что дело будет отнесено к неподходящей группе. Это главная проблема в построении иерархии наших приоритетов. Чтобы было легче с ней справляться, нужно научиться отвечать на два вопроса двумя словами — «да» или «нет». Например: «Поможет ли мне это задание приблизиться к моей главной цели?» Ответ «да» означает важность дела, ответ «нет» означает неважность.

«Если я не решу эту проблему сейчас, завтра она потеряет свою актуальность?» Ответ «да» означает, что дело срочное, ответ «нет» — не срочное. Определив таким образом категорию для каждого вида деятельности, сначала выполните задания из группы А, а затем из группы Б.

Лучшее время для составления матрицы — начало нового дня. Тщательно обдумайте задачи, которые стоят перед вами в ближайшее время, и запишите их в виде обычного списка. Затем проверьте каждый из них с помощью приведенных выше вопросов и разместите их в клетках в соответствии с ответами. Не забудьте упомянуть о самых мелких и незначительных вещах, которые только зря отнимают наше время.

Вы сами определяете общее количество задач. Разделив дела на соответствующие категории, можно записать в блокнот или сделать обычный удобный список в телефонном органайзере в порядке убывания срочности и важности, чтобы первыми в списке были дела из группы А, вторыми – из B, третья — из C, а из D может вообще не регистрироваться. Не забывайте, что задачи из групп А и С подлежат делегированию родственникам, друзьям, коллегам или подчиненным. А вот группа Б — это те дела, которые важно делать самостоятельно.

Любой, кому это нужно, может использовать матрицу Эйзенхауэра. Он хорош тем, что будет одинаково полезен всем, независимо от возраста и социального положения: и руководителям организаций и компаний, и простым рабочим и служащим, и домохозяйкам, и студентам, и детям, обучающимся в школах.

Это универсальный способ планирования драгоценного времени.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в тайм-менеджменте

Как найти баланс между всеми четырьмя ячейками? Для начала важно научиться правильно распределять задачи внутри квадрантов. Существует несколько способов использования матрицы в тайм-менеджменте.

Выйти за рамки запланированного. В «идеальном мире» мы сначала решаем задачи из квадранта Б, в оставшееся время делаем задачи из квадранта А. После этого у нас есть время для задач из ячейки С, и, наконец, заслуженный отдых и приятные задачи из квадранта Д.

Последовательный план. Более реалистичный сценарий: сначала выполняем срочные задачи из квадранта А — если их нужно сделать прямо сейчас. После этого решаем повседневные задачи из маршрута Б и, наконец, задачи из ячеек С и D.

Чрезвычайная ситуация. Если появляются дедлайны, мы сначала делаем задачи из маршрута А, после С, а затем Б и Г. В этой стратегии приоритетом является срочность, а следующим приоритетом — важность.

Важно! Если задачи пересекаются по срокам, их можно разделить на ячейки. Например, на A1, A2, C1 и C2. Вы можете менять статус задач и перемещать их из одной ячейки в другую. Например, если рассматриваемое задание не было выполнено вовремя, его можно переместить в ячейку А. Также следует обратить внимание на отдых — если вы перегорели и чувствуете, что больше не в состоянии работать, «отдохните в течение 3 дней» следует переместить из ячейки D в ячейку A.

Схема матрицы Эйзенхауэра

Эта матрица состоит из четырех квадратов, каждый из которых имеет свое обозначение. Маршруты подходят для того, что нужно сделать сегодня или в течение определенного периода времени. На следующем изображении вы увидите схематическое изображение того, как выглядит квадрат Эйзенхауэра, и сразу поймете, как он работает и что где писать.

После заполнения всей таблицы сразу становится понятно, какие дела стоит сделать в первую очередь, какие можно отложить на потом, а какие не нужно делать прямо сейчас или не настолько важны, чтобы тратить на них свое драгоценное время. В принципе, все и так понятно даже из схематического изображения, но хотелось бы рассказать о каждом квадрате отдельно, чтобы точно не было путаницы.

Блок A с важными и срочными делами

Смотрим в таблицу и видим, что блок А включает в себя все важные и в то же время срочные дела. Считается, что при идеальном тайм-менеджменте это поле остается пустым, так как блокировку допускать нельзя. Но если это уже произошло и есть дела, которые нельзя откладывать, запишите их в блок А и приступайте к выполнению немедленно.

Кроме того, хочу рассказать, какие планы нужно положить в этот ящик, если уже появились срочные дела:

1. Если план не выполняется, а это негативно сказывается на достижении цели.
2. Если при невыполнении задания возникают трудности и проблемы (разбираем их отдельно).
3. Если что-то связано со здоровьем.

Не забывайте иногда использовать делегирование, т.е оставлять выполнение задач в блоке А другим людям, если это возможно. Так вы не тратите время на реализацию, берете на себя планы из других блоков и не даете образоваться снежному кому.

Блок B с важными, но не срочными делами

Этот блок считается самым важным, так как в него укладываются ежедневные задачи, которые стоят перед каждым человеком. Опубликованы исследования, которые показывают, что люди, которые в основном занимаются делами из этого блока, с большей вероятностью достигают желаемого результата и добиваются успеха.

Важно отметить, что задания блока B не требуют спешки, а это значит, что вы можете потратить на их выполнение столько времени, сколько вам нужно, сосредоточившись на качестве, а не на скорости. Но не забывайте, что при первой же ошибке план быстро переместится в блок А в таблице Эйзенхауэра, что нехорошо.

Блок C со срочными, но не важными делами

Логически можно понять, что большинство задач, связанных с этим блоком, просто отвлекают от выполнения более важных дел, сокращая общий рабочий процесс. Добавление сюда планов, которые вы не можете выполнить, позволит вам справиться с отвлекающим маневром и просто замедлит весь процесс. Вы должны приступать к таким планам только тогда, когда самые важные из них уже выполнены.

Таблица Эйзенхауэра — визуальный помощник

Человеческий мозг устроен таким образом, что мы лучше понимаем структурированную информацию — рассортированную по полочкам, ячейкам и сопровождаемую визуальными материалами. Поэтому квадрат приоритета лучше рисовать на бумаге или в таблицах на компьютере.

Как видите, все поля окрашены в разные цвета. Это не эстетическая прихоть художника — так мы отметили их важность в глобальном планировании произведения. Когда вы начнете работать с таблицей, в этих ячейках будут конкретные случаи.

Как работать с квадратами матрицы

Давайте посмотрим, что мы можем написать в каждом квадрате Эйзенхауэра.

Квадрант А: важные и срочные

Иногда эту площадь также называют «площадью пика» или «площадью кризиса». Он содержит задачи, которые были классифицированы как срочные (имеющие быстрое негативное влияние) и важные (связанные с нашими целями и ценностями). Чаще всего это задачи, которые мы по тем или иным причинам откладываем задолго до дедлайна, или внезапные форс-мажоры, чрезвычайные ситуации.

Если большинство ваших дел находится в маршруте А, это сигнализирует либо о проблемах с расстановкой приоритетов, делегированием полномочий, либо о выраженной перегрузке в определенных сферах жизни. Делаем дела из этого квадрата прямо здесь и сейчас, обычно в течение дня-двух.

Сопутствующий материал

Квадрант B: важное и не срочное

Это «квадрат потенциала», «благополучие». Сюда необходимо прописать задачи, которые направлены на достижение наших целей и ценностей, но не предполагают экстренного решения в течение пары дней. Если этого не делать, эти случаи могут иметь негативные последствия, но они носят долгосрочный характер – то есть могут наступить через месяц, год, десятилетие. Именно поэтому маршрут Б еще называют «стратегическим»: он отвечает за «инвестиции в будущее».

Часто эту графу заполнить сложнее всего, так как долгосрочные последствия могут быть неочевидны, как и цели и ценности, которые она должна выполнять. При этом маршрут Б является самым важным, именно он решает наше дальнейшее развитие.

Занятия в квадранте Б должны выполняться регулярно и в четко определенное время. Если вы откладываете задачи на неопределенный срок, они рискуют перейти на маршрут А.

Квадрат C: неважно и срочно

«Квадрат препятствий», или «Иллюзии». Он содержит задачи, которые имеют быстрые последствия, но реализация не соответствует значениям. Это сложный маршрут: его часто путают с маршрутом А, когда сложно определить свои цели и ценности и из-за необходимости быстро выполнять задачи.

Такие вещи сбивают с пути, часто их начинают делать, когда откладывают (постоянно откладывают) дела с маршрутов А и Б. В результате возникает ощущение или иллюзия продуктивности, занятости, которая на самом деле оказывается суетой, не уводящей нас к нашим целям.

Время на выполнение дел из этого квадрата нужно стараться свести к минимуму. Для этого можно либо использовать делегирование, автоматизацию и оптимизацию процессов, либо просто отказываться от задач.

Сопутствующий материал

Квадрат D: Не важно, не срочно

Это мусорный квадрат, мусорное ведро. Вот задачи, которые не соответствуют нашим ценностям и не имеют негативных последствий их невыполнения. В то же время эти вещи часто кажутся нам наиболее привлекательными в силу своей приятности и простоты. В результате они могут занимать большую часть времени, особенно когда они прокрастинируют.

Дела из этого квадрата следует либо вообще не делать, либо отложить до того момента, когда будут сделаны все остальные дела. Часто предполагается, что условия маршрута C являются основой для расслабления. Но это не так. Когда вы планируете отпуск, мы можем взять бизнес с этой площади, но большая часть остального — это все равно бизнес с других площадей.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только для руководителей, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не сможет использовать ее на практике (что не соответствует действительности — матрица универсальна, мы доказали это, взяв случай массажиста, а не бизнесмена в качестве примера).

На самом деле вопрос не в возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее использования.

Система Эйзенхауэра используется для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, уехать в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если у человека настолько мало повседневных задач, что его память легко с ними справляется, в использовании таблицы нет необходимости. Например, все планы сотрудника на день — отсидеть свои восемь часов на работе и выпить пива с друзьями вечером. Этот стол не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели во всех сферах своей жизни — в работе, учебе, саморазвитии, семье, увлечениях, если он стремится быть хозяином своего времени, а не идет с ним в ногу — такая у человека всегда много повседневных задач. А так как он не хочет упускать их из виду, то эта матрица для него.

Матрица Эйзенхауэра — не панацея от вечной нехватки времени. Это скорее мини-учебник по расстановке приоритетов.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет трудно распределить наблюдения по квадрантам. В тот момент, когда вы думаете и делаете это, вы учитесь. А изучение чего-то ценного всегда требует определенных усилий.

Не отчаивайтесь — поработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который станет навыком. После этого приоритет дойдет до автоматизма.

Итак, давайте подведем итоги.

Матрица Эйзенхауэра для таких, как вы, если:

• Вы должны постоянно выбирать, за какую задачу браться первой;
• Вы готовы лучше узнать себя, готовы честно ответить на такие вопросы, как «что для меня действительно важно?»;
• Вы хотите сделать как можно больше — определенно больше, чем сейчас;
• Вы готовы бороться с такой своей чертой, как прокрастинация – хроническое откладывание дел «на потом».

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Прочитайте приведенные ниже утверждения и спросите себя, верны ли они для вас. Если подавляющее большинство пунктов вас не устраивает, вам разумно освоить приемы тайм-менеджмента.

• У вас всегда есть четкий список дел на день;
• Вы своевременно отвечаете на деловые электронные письма;
• Вы не берете работу с собой домой и почти никогда не опаздываете после окончания рабочего дня;
• Вы не позволяете телефонным звонкам, свиданиям и социальным сетям существенно отвлекать вас от основных задач;
• Вы не выполняете работу за своих подчиненных, потому что не думаете, что только вы можете сделать ее очень хорошо;
• В конце дня вы чувствуете себя почти таким же энергичным, как и в начале.

Если все предыдущие пункты кажутся вам логичными, то последний может вызвать недоверчивую улыбку: «Да вы шутите! Выжатый лимон чувствует себя бодрее, чем я в конце рабочего дня». Тем не менее, есть большое количество людей, которые не только не устают, но и чувствуют прилив сил. И тут нет никакого секрета.

Мы устаем не от объема проделанной работы, а от глупых, беспорядочных действий, бессмысленных метаний и ощущения беспомощности в условиях хронического цейтнота.

Конечно, иногда мы не можем все предугадать. А наш стройный план может пошатнуть внезапное отключение оргтехники, опаздывающий клиент или прогуливающий сотрудник. Оставьте пока это в стороне.

Первое, над чем вам нужно поработать, это как не быть источником хаоса для себя, а потом уже можно думать о влиянии внешних непредвиденных обстоятельств.