25+ эффективных техник тайм-менеджмента для каждого

Саморазвитие

Расстановка приоритетов

В статье Что такое тайм-менеджмент мы обозначили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, постановка целей и организация рабочего процесса. Я предлагаю продолжать использовать это деление для простоты. Прежде всего, давайте познакомимся с методами расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД”

Метод ABCD — это простая и понятная техника, описанная экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси. Суть в том, что каждой задаче из списка задач присваивается ранг в соответствии с ее важностью:

  1. И — абсолютно точно. Самые важные дела, которые нельзя откладывать.
  2. Б — надо сделать, но сроки еще не вышли. Эти дела можно отложить, но забывать о них нельзя.
  3. Б — желательно сделать. Эти случаи не имеют особого значения и не влияют на общую производительность.
  4. Д — делегат. Часть работы, которую выгоднее отдать кому-то другому, чтобы освободить время для более важных задач.
  5. Д удалить. Ненужные и бесполезные вещи.

Эта простая схема отлично работает. Если вы будете использовать его регулярно, вы быстро приведете все свои вещи в порядок.

Правило “1-3-5”

правило «1-3-5» гласит: «В день необходимо выполнять одно большое и важное дело, три средних и пять мелких». Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, из которых 4 имеют для вас большое значение. Это правило поможет вам не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач. Я приведу пример для ясности, чтобы вы могли представить его в действии:

  • 1 важное дело — писать ежеквартальный отчет;
  • 3 средний — посетить стоматолога, помыть машину, купить зимнюю обувь;
  • 5 малышей — выгулять собаку, помыть пол, приготовить ужин, погладить костюм, записаться на танец.

Более 100 крутых уроков, тестов и тренажеров для развития мозга

Правило трех

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных. Если выполнение 9 дел в день кажется вам невыполнимой задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день выбирайте из своего списка задач три самых приоритетных и сосредотачивайтесь на них.

Обычно этот метод выбирают те, кому очень плохо — в жизни царит хаос, и непонятно, с какой стороны к нему подступиться. Как только вам удастся очистить руины хотя бы наполовину, можно переходить к правилу «1-3-5». К этому моменту уже вылупится самодисциплина, появятся зачатки силы воли.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — это техника тайм-менеджмента, которую активно использовал 34-й президент США и назвали в его честь. С его помощью вы сможете ранжировать свои задачи не только по важности, но и по срочности. Всего существует 4 категории:

  • важные и срочные;
  • важные и несрочные;
  • неважные и срочные;
  • неважные и несрочные.

После распределения всех дел по категориям можно переходить к реализации. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Ей должно быть посвящено 60% времени (в идеале). Естественно, это возможно только тогда, когда нет «горящих» важных дел, поэтому ваша задача не допустить их накопления. Дела из категории «неважные и срочные» лучше делегировать, а от неважных и несрочных лучше отказаться вовсе. Это все наука.Матрица Эйзенхауэра

Закон Парето

Закон Парето гласит: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий дают лишь 20 % результата». Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20% наиболее продуктивны, мы сможем сосредоточиться на них и делегировать оставшиеся 80.

Автофокус

Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следуют строго намеченному плану. Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они приходят на ум. Затем пройдитесь по списку, отметьте дела, которые нужно сделать как можно скорее, и сделайте их. Теперь можно перейти непосредственно к «автофокусу”.

Суть метода в том, что вам предстоит выбирать задачи из списка не рациональными и скучными рассуждениями, а прислушиваясь к голосу подсознания. Просмотрите список и отыщите элемент, за который внимание зацепится как бы само собой, без участия воли. И выполнить его. Тогда шаг за шагом вы сможете справиться со всеми делами без напряжения и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему огромное спасибо. Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не потерять мотивацию.

№9. Метод “Zero Inbox”

Каждый день мы получаем большое количество входящих писем. Aytekin Tank разработал способ, при котором почтовый ящик всегда остается пустым.

Первое, что вам нужно сделать, это очистить свой почтовый ящик. Для этого нам нужно сразу заархивировать накопившиеся письма. Начиная с чистого листа, обрабатывайте входящие электронные письма в хронологическом порядке, от самых старых к самым новым. Одним из принципов метода является архивирование писем, поскольку нет необходимости хранить письма, на которые получен ответ.

Если вы не можете сразу ответить на электронное письмо, скопируйте его в органайзер и установите напоминание. Другой вариант — использовать отложенную автоматическую доставку электронной почты.

Система Тима Ферриса

Кто это придумал: Тимоти Феррис, эксперт по продуктивности.

Что это такое: Система основана на двух правилах. Первое правило — принцип Парето, согласно которому 80% дел можно сделать за 20% времени. Второе правило заключается в том, что работа заполняет все отведенное ей время. Это правило также известно как закон Паркинсона.

Опираясь на эти правила, Тим Феррис делает вывод, что следует не уделять работе больше времени, а максимально концентрироваться на ней. Рабочий период должен быть в районе 20%, но в это время отдача и концентрация должны быть максимальными — причем на важных задачах. Остальное время можно потратить на простые рутинные занятия и отдых.

Подходит для: людей с гибким графиком работы, умеющих планировать свое время; творческие люди и фрилансеры. Автор считает свою систему универсальной, но работнику сложно ею пользоваться, если его рабочий день строго регламентирован. Впрочем, можно попробовать провести выходные и так — например, чтобы наконец-то стартовали ваши личные проекты.

Где узнать больше

В книге Тимоти Ферриса «Как работать 4 часа в неделю». Книга не только о тайм-менеджменте, но и об образе жизни в целом.

«Принцип трёх дел»

Кто это придумал: Крис Бейли, канадский писатель и консультант.

О чем: Это альтернатива методу «девяти вещей». Здесь также есть выбор и иерархия дел, но акцент делается на самом важном. Остальным придется подождать. Вы должны выполнять три самых важных задания каждый день. Сосредоточьтесь на них и не рассеивайте свое внимание на другие, менее важные вещи.

Подходит для: метод полезен, когда вы чувствуете, что не успеваете сделать что-то действительно важное из-за рутины и мелочей, а основные цели отсутствуют. «Принцип трех вещей» поможет вам расставить приоритеты, хотя и за счет второстепенных задач. Но иногда это вполне оправдано. Кроме того, этот метод, как и метод «девяти дел», подходит для людей, которым проще планировать свой день через задачи и задачи, а не делить его на временные промежутки.

Где узнать больше

Прочтите книгу автора методики, она переведена на русский язык: Крис Бейли. Мой продуктивный год

№8. Канбан

Практичная система планирования, которая предполагает таблицу с тремя колонками: «Сделать», «Сделать», «Сделано». Каждая из задач записывается в одну из колонок и перемещается в другую по мере выполнения.

Карточки задач размещаются в каждой группе на канбан-доске. Таким образом, группы превращаются в списки задач, где видно, на какой стадии выполнения находится задача. Например, служба канбан-досок Trello помогает назначить несколько параметров доски, таких как исполнитель, срок выполнения, и оставить заметку с дополнительной информацией.

Если физические заметки находятся рядом с вами, вы можете использовать маркерную доску, разделенную на столбцы, и стикеры с заданиями для создания канбан-доски.

Составление плана: пирамида Франклина

Метод был назван в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал его, чтобы составить план своей жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы друг с другом, чтобы каждое действие, которое вы предпринимаете сегодня, помогало реализовать ваши планы завтра или через несколько лет.

Пирамида Франклина

Внизу пирамиды находятся глобальные ценности. Чтобы их сформулировать, нужно понять, чего вы хотите от жизни, в чем ваше призвание, от чего вы пытаетесь уйти. Поиск ответов на эти вопросы иногда занимает всю жизнь, но чем раньше вы их поставите перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

На ступеньку выше главная цель в жизни: кем стать, чего достичь, чтобы реализовать глобальную цель.

Следующие шаги (снизу вверх) связаны с планированием. На этом этапе нужно создать стратегию достижения вышеперечисленных целей — четко по пунктам.

  • Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: десять, пять, затем три года, а затем один год.
  • После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
  • Вершина пирамиды – это план действий на каждый день. Если пирамида составлена ​​правильно, в этом плане обязательно будут именно те вещи, которые работают на ваше будущее.

Пирамида Франклина представляет собой гибкую структуру. На протяжении жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, и соответственно меняются долгосрочные планы.

Время от времени содержание пирамиды нужно пересматривать и анализировать: проверять, какие элементы устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

Читайте также: Значение пессимизма и оптимизма: описание, плюсы и минусы, основные отличия

Целеполагание и планирование

Если у вас не возникло проблем с освоением предыдущих техник, я предлагаю вам двигаться дальше. Сейчас мы научимся правильно ставить цели и строить планы.

Списки дел

Самый простой и легкий способ планировать свое время — составить список дел. Я бы назвал это «тайм-менеджментом для чайников». Возьмите лист бумаги, запишите все задачи на день/неделю/месяц и всегда держите его под рукой.

Списки нужны для того, чтобы не хранить в голове кучу информации и всегда знать, что делать в определенное время. Ведь состояние «нечего делать» чаще всего возникает не тогда, когда действительно нет дел, а когда вы о них благополучно забыли.

Ведение ежедневника

Такая простая вещь, как дневник, может значительно повысить личную продуктивность. Вы не встретите ни одного успешного делового человека без этого бумажного атрибута.

Автор книги «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови рекомендует расставить все задачи на ближайшую неделю, а за эти 7 дней просто немного скорректировать планы. Так вы не пропустите ничего важного и заранее будете иметь представление об объеме работы на каждый день.

Пирамида Франклина

Пирамида Франклина — это не просто методика тайм-менеджмента, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров. В нем все повседневные задачи и дела подчинены основным ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем что-то делаете и как это конкретное действие приближает вас к вашим целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

  1. Жизненные ценности. Это основа фундамента, костяк вашей личности. Они отражают то, что имеет для вас наибольшее значение, что наполняет жизнь смыслом. Для кого-то такими ценностями могут быть альтруизм, духовное развитие, самовыражение, а для кого-то — власть, влияние, материальное благополучие. Самое главное — быть честным с самим собой, когда заявляешь о своих ценностях и не пытаться казаться лучше, чем ты есть на самом деле.
  2. Глобальные цели. Грубо говоря, это материальный эквивалент, в котором выражаются ваши ценности.Например, если ваша главная ценность — самореализация, вашей целью может быть стать всемирно известным певцом или художником.
  3. Общий план. Что вам нужно сделать, чтобы достичь своей цели, какие этапы вам предстоит пройти. Если взять уже упомянутого нами певца, то его путь будет включать в себя получение музыкального образования, сочинение и запись песен, продвижение в своем регионе и затем выход на мировой уровень.
  4. Долгосрочный план. Программа на ближайшие 5 лет для выполнения пунктов генерального плана.
  5. Краткосрочный план. Конкретные действия на ближайшие месяцы.
  6. План на день. День — наименьшая единица времени в пирамиде Франклина. Но даже это подчинено жизненным ценностям и глобальным целям. Эта система позволяет поддерживать высокий уровень мотивации на протяжении всего путешествия.

Пирамида Франклина

SMART

SMART — известный метод постановки целей. По его словам, каждая конкретная задача должна соответствовать пяти критериям:

  1. Конкретность. Никаких расплывчатых формулировок типа «поправиться», «успеть» и т.п. Только цифры или какая-то другая максимально объективная мера — «похудеть на 10 кг», «получить архитектурный диплом», «удвоить объем продаж”.
  2. Измеримость. Вы должны уметь оценить результат и соотнести его с тем, что хотите.
  3. Доступность. Задание должно быть реальным. Привычка переусердствовать со штангой может разрушить всю вашу мотивационную систему и довести до разочарования. Лучше оставить ожидания слегка заниженными, чем удвоить ставку.
  4. Адекватность цели. Каждая задача должна приближать вас к вашим глобальным целям. Поэтому желательно сочетать метод SMART с уже упомянутой пирамидой Франклина.
  5. Лимит времени. Необходимо установить крайний срок, когда задача должна быть выполнена. В противном случае она может навсегда остаться нереализованной.

С помощью SMART-метода маленькие задачи можно расколоть как орешки. Попробуйте и убедитесь сами в ближайшее время.

Хронометраж

Автор методики — российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский. Он заметил, что люди легко следят за временем, потраченным на важные дела, при этом упуская из виду бесполезные занятия. Получается довольно внушительный пласт потраченного времени непонятно на что.

Вот как работает техника тайминга: в течение двух недель записывайте все, что вы делаете в течение дня, до 5 минут. Исправить нужно, в том числе перекуры, кофе-брейки, тусовки в соцсетях, телефонные звонки. Через полмесяца проанализируйте список и посчитайте, сколько драгоценных часов в день вы тратите на ерунду.

Когда вы осознаете это, вы сможете сократить время, затрачиваемое непродуктивно, и посвятить его важным вещам.

Диаграмма Ганта

С помощью этого метода вы сможете управлять несколькими задачами одновременно, распределять нагрузку равномерно и не бояться срыва сроков. Его самое большое преимущество — видимость. Визуальные эффекты оценят.

Диаграмма состоит из двух осей: список задач — по вертикали, а даты — по горизонтали. Вы отмечаете временные рамки, в которые должна быть выполнена определенная задача. На схеме они будут отображаться в виде разноцветных прямоугольников. Теперь вы сможете видеть, когда и что делать, и не запутаться в отношении жесткой многозадачности.Диаграмма Ганта

Закон Паркинсона

Этот закон гласит: «Работа заполняет все отведенное ей время». То есть, если бы вам дали проект, который реально можно было бы сделать за неделю, но отвели на него 30 дней, вы бы закончили его ровно к концу месяца. Вот почему так важно установить сроки.

Это касается как рабочих, так и личных задач. Если у вас на работе гибкие временные ограничения, сделайте их жестче сами. Так вы сможете сделать намного больше и избавиться от привычки откладывать все на последний момент.

Интеллект-карты

Интеллект-карты помогут сделать ваши планы наглядными. Одно дело, когда смотришь на бездушный список, который сначала надо прочитать и понять. И совсем другое, когда перед тобой единая картинка, где каждой задаче отведено определенное место.

Для создания интеллект-карт можно использовать как обычный лист бумаги, так и специальные электронные программы. Глобальная цель, которую вы хотите достичь, находится в центре и разветвляется на более мелкие задачи. Которые в свою очередь тоже можно разделить на подзадачи. Эта структура очень похожа на генеалогическое древо.

Организация времени: «Хронометраж» и «45/15»

Утром нам кажется, что времени на все хватает, а вечером мы обнаруживаем, что опять ничего не сделали. Чтобы эффективно использовать каждую минуту, нужно сначала выяснить, сколько времени вы тратите в течение дня, а затем выбрать для себя эффективный рабочий ритм. Художница и писательница Яна Франк в своей книге «Муза и чудовище» предлагает для этого два метода: «Хранение времени» и «45/15». Для достижения наилучших результатов комбинируйте оба метода.

1. Заведите специальную тетрадь и каждую минуту записывайте все, что вы делаете в течение дня. Список может выглядеть так:

7:00 — подъем

10 минут — продолжал спать до второго звонка будильника;

5 минут – помыл и почистил зубы;

5 минут — заправить постель и поискать одежду;

5 минут — одет и причесан;

15 минут — собрал папку и искал пропавший учебник литературы.

Пишите так до конца дня и делайте такие записи минимум три дня подряд.

2. Просмотрите свои заметки и проанализируйте, на что уходит ваше время. Подсчитайте, сколько часов в день вы учитесь, делаете уроки, сколько тратите на еду и гигиену, уборку комнаты, гаджеты, общение с друзьями онлайн или в реальной жизни, общение с родителями.

3. Подумайте, как можно оптимизировать свой распорядок дня, чтобы сэкономить время. Например, меньше играйте в гаджеты, выделяйте час в день и не больше на общение с друзьями, заранее собирайте портфолио после прохождения уроков, чтобы не тратить на него лишние минуты утром. Составьте список домашних дел, которые необходимо выполнять каждый день: стирка, уборка комнаты, приготовление завтрака; и повесить на видное место.

4. Перейдите к технике 45/15. Выделите несколько часов в день на обучение: выполнение домашних заданий, подготовку к экзаменам, изучение дополнительного материала. Используйте 45 минут каждого часа для этих занятий и 15 минут для отдыха или смены занятий.

За эти 15 минут вы сможете:

  • сделать разминку, потянуться, повиснуть на турнике;
  • разобрать стол;
  • выполнить одно из домашних дел по списку из пункта 3;
  • написать письмо или сообщение другу в социальной сети;
  • перекусить или выпить чаю;
  • лечь с закрытыми глазами.

Важно, чтобы деятельность в течение этих 15 минут была разнообразной и отличалась от умственной работы по учебникам. Потом мозг успевает отдохнуть, перезагружается, и материал усваивается лучше.

‍Что такое хорошие навыки тайм-менеджмента

Если смотреть на дни своей жизни как на ограниченное пространство, вроде чулана, то начинаешь понимать, что туда не все помещается. Даже если вы готовы работать по 12-16 часов в день, время все равно ограничено. И если вы попытаетесь выполнить 15-часовую работу за 12 часов, это тоже не сработает. Вы только разочаруетесь и снова почувствуете, что сделали недостаточно.

Помочь вам в полной мере понять, как эффективно управлять собственным временем в современной интерпретации помогут следующие советы.

Оценивайте время

Хороший навык тайм-менеджмента — это когда вы спрашиваете не только, что вам нужно сделать, но и сколько времени это займет. Задавайте себе этот вопрос для каждой задачи, каждого запроса или случая, и вы сможете решить, что идет в «чулан», а что нет. Полезно добавить столбец длительности в список задач, чтобы вы могли визуализировать эту картину. Когда вы начнете считать не только количество задач, но и время, которое они займут, вы сможете управлять своими обязательствами и принимать более взвешенные решения.

Составляйте временные карты

Табель учета рабочего времени — это план вашей недели. Вы берете все 168 часов в неделю, каждые 24 часа в сутки и составляете расписание. Он определяет, когда вы просыпаетесь и когда ложитесь спать. Все, что находится между этими двумя точками, — это пространство, с которым вам нужно работать. Это «шкаф» на каждый день.

У менеджеров есть повторяющиеся встречи. Родители имеют раннее ежедневное воспитание и сбор детей в школу. У студентов и школьников есть расписание, которое известно заранее. Но шаблоны могут быть заданы не только внешними обстоятельствами, но и вами лично. Вы можете решить, что в пятницу вечером всегда можно пообщаться с друзьями, а в субботу — заняться домашними делами. Самое главное — создать структуру, шаблон. Например, список дел на пятницу может содержать разные задачи и они могут меняться. Но вы, наверное, знаете, что вам нужно делать работу по дому каждую субботу с 18:00 до 21:00. Определенный распорядок действительно способствует повышению эффективности. Люди любят предсказуемость, и лучше организовать ее самостоятельно в меру.

Шаблоны также помогают выявить дисбаланс между работой и личной жизнью. Опять же, это похоже на шкаф. Если ваши джинсы находятся на верхней полке, свитера — на средней полке, а футболки — на нижней, легко определить, слишком ли много у вас вещей в гардеробе или слишком мало. Если все разбросано, вы не можете решить, хватит ли вам футболок на каждый день недели.

Это работает так же, как и для запланированного дня. Если вы сгруппируете похожие задачи вместе, вы будете работать более эффективно и сможете увидеть общую картину. Если одна категория монополизирует вашу жизнь за счет других, пора искать способы уменьшить ее влияние, чтобы освободить место для чего-то другого.

{:no}Искусство тайм-менеджмента{:}{:ru}Искусство тайм-менеджмента или история потерянного времени{:} дизайн без названия 57

Методы рационального использования времени

Время – важнейший жизненный ресурс, который мы используем по-разному, и успех в жизни во многом зависит от эффективности его использования. Многие великие личности понимали ценность времени и поэтому старались не тратить этот ресурс попусту. Некоторые из них имеют ограниченное время на сон, отдых, обед и т д. На самом деле нельзя лишать себя простых радостей жизни, а просто рационально распределять свое время. Но, как известно, многие люди даже не знают, с чего начать.

На самом деле проблема нехватки времени занимает умы ученых и обычных людей уже довольно давно. Для разработки наиболее универсальных методов тайм-менеджмента был изучен опыт многих успешных людей, которым, как правило, удавалось добиться большего, чем другим. Это стало основой для разработки простых правил организации своего рабочего времени.

Итак, простые правила тайм-менеджмента:

1) Составьте список дел в порядке важности. Это основной план вашего рабочего дня. Затем этот список задач можно легко проанализировать, чтобы понять, как правильно вы используете свое время. Выполнив пункт плана, вычеркните его и напишите рядом время, затраченное на него.

2) Вначале уделяйте внимание только срочным и важным делам. Как правило, мелкие задачи занимают 80% нашего времени, а продуктивные — всего 20%. Кроме того, есть мелочи, которые могут спровоцировать довольно большие вещи. Поэтому с ними нужно разобраться в самом начале. Здесь нужно быть осторожным, чтобы они не превратились в большую кучу мелочей, которые в конечном итоге не дадут значимых результатов и не создадут ощущения потраченного впустую дня.

Делайте по одному, не сваливайте мелочи в кучу, не отвлекайтесь.

3) Не переходите к решению другой проблемы, пока не решите первую. Ведь оно выше по расписанию и имеет статус важного дела. Когда вы переключаете свое внимание с одного на другое, вы теряете непосредственную логику решения первой задачи, с которой вам придется иметь дело позже. В то же время такие действия вредны для нашего здоровья. Мы быстро устаем, начинаем делать больше ошибок, становимся раздражительными, что в итоге приводит к низкому качеству работы.

4) Постарайтесь спрятаться от течения хотя бы на час. Наиболее эффективным, когда речь идет о серьезных проблемах, является подготовка документов в закрытом режиме. Заблокируйте себя, скажите «Не беспокоить», включите голосовую почту или полностью выключите телефон. Для этой цели может подойти свободный кабинет, конференц-зал, библиотека или другое свободное и относительно тихое помещение. Доказано, что конфиденциальность решает самые важные и необходимые проблемы.

5) Они предпочитают звонить посетителям сами. Бывают случаи, когда личный визит не имеет приоритета над телефонным звонком. Помните, что многие сопутствующие вопросы можно решить по телефону.

6) Научитесь быстро читать. Иногда требуется много времени на чтение специальной литературы, различных документов, брошюр и так далее. Поэтому наиболее эффективно, если вы научитесь быстро читать по специальной методике. Хорошо, что сейчас есть много курсов и книг, обучающих технике чтения. Помимо всего этого желательно, чтобы сортировку корреспонденции менеджер доверил одному человеку. Это сократит время, затрачиваемое на просмотр и выбор важных для вас документов.

Основные принципы рационального использования времени

Было бы неправильно думать, что цейтнот сотрудников носит организационный характер. Нехватка времени — это скорее психологическая проблема — люди недостаточно уверены в себе, не имеют четкого представления о своих целях, не умеют расставлять приоритеты, поэтому им ни на что не хватает времени.

Таким образом, вы можете сэкономить время, правильно расставив приоритеты. Матрица Эйзенхауэра или принцип Эйзенхауэра — это метод расстановки приоритетов, который позволяет выделить важные и существенные вещи и решить, что делать с остальными. Считается, что именно 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр выдвинул это предложение и сделал его эталоном своей работы. Эйзенхауэр выделил следующие 4 категории вопросов в соответствии с критериями — важность и срочность:

А) Важное и срочное. В таких случаях это нужно делать немедленно.

Б) Важные и несрочные. Самые «обиженные», самые невыгодные кейсы были связаны с внутренним развитием, обучением персонала и т д. Часто кейсы типа А возникают из-за того, что кейсы типа Б игнорируются.

В) Неважно и срочно. Люди очень любят путать срочность с важностью: они автоматически начинают считать что-то срочное столь же важным. В принципе, вопросы топ-менеджеров создают в организациях атмосферу постоянного антикризисного управления, суматохи и неразберихи.

D) Необязательный и несрочный. Эти вопросы должны финансироваться «по остаточному принципу». Но они часто занимательны и интересны, поэтому с ними начинают рабочий день и убивают с ними лучшие рабочие часы.

«Мастера времени» среди сотрудников вполне стандартны: чрезмерная трата времени на совещания, расчет шансов и голов, заваленный бумагами стол, запутанная система рабочих папок, постоянные перерывы (разговоры, разговоры). Эти вопросы одинаковы от офиса к офису, но иногда во время тренинга или семинара возникают интересные идеи, которые приживаются и становятся стандартом. Например, флажковая система, где красный флажок на столе означает «занят» и указывает на то, что работник не должен отвлекаться от работы, за исключением срочных дел. Иногда работники компании приходят к необходимости создать свой «язык» в компании, если расплывчатые термины «сегодня», «завтра», «вечер» и «скоро» означают конкретное время (сегодня — до 18.00) , это помогает избежать многих проблем.

Хронометрия – это метод изучения временных затрат путем установления и измерения продолжительности выполняемых действий. Он принадлежит к национальной традиции в истории тайм-менеджмента. Отслеживание времени позволяет вам «проверить» и «инвентаризировать» время, чтобы выявить «экономящих время». Для ведения журнала времени рекомендуется фиксировать все свои действия с точностью до 5-10 минут не менее 2 недель http://ru.wikipedia.org/wiki/Tidsstyring.

Диаграмма Ганта — один из самых удобных и популярных методов построения графиков задач. Каждая линия на графике представляет процесс, наложенный на график. Задачи и подзадачи, составляющие расписание, расположены вертикально, а временная шкала — горизонтально. Начало, конец и длина сегмента на временной шкале соответствуют началу, концу и продолжительности задачи. Некоторые диаграммы Ганта также показывают зависимости между задачами. График может отображать текущее состояние работы: часть прямоугольника, соответствующая задаче, заштрихована, чтобы указать процент выполнения задачи; вертикальная линия указывает на точку «сегодня». Диаграмма Ганта делает это возможным:

  • Визуально видеть и оценивать последовательность задач и их относительную продолжительность;
  • Сравнивайте запланированный ход выполнения задачи с фактическим ходом;
  • Подробно анализируйте фактический ход выполнения задач. На графике показаны промежутки времени, за которые задача выполнялась: завершена, приостановлена, возвращена на доработку и т д

Организация работы

Большинство методик тайм-менеджмента посвящено процессу организации рабочего времени. На этом этапе очень важно учитывать индивидуальные особенности и быть готовым к тому, что не все техники вам подойдут. Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя. Если проявить настойчивость и творческий подход, можно добиться впечатляющих результатов.

Метод “Помидора”

Это моя любимая техника тайм-менеджмента, и я использую ее все время. Он назван в честь кухонного таймера в форме помидора. Именно этот таймер когда-то помог итальянцу Франческо Чирилло сдать экзамены в колледж, а затем превратил его в известного тренера и автора книг по личной эффективности.

Суть метода заключается в чередовании периодов сосредоточенной работы с короткими перерывами. Установите таймер на 25 минут и постарайтесь максимально погрузиться в работу, не отвлекаясь. Сделать это будет несложно, ведь 25 минут – это очень короткий промежуток времени. Когда отведенное время истечет, отдохните 5 минут и повторите цикл сначала. После четырех таких циклов сделайте продолжительный получасовой перерыв.

Этот метод просто находка для людей с рассеянным вниманием. Он позволяет разделить весь длительный рабочий процесс (марафон) на короткие отрезки (спринт). Это также снижает уровень беспокойства и стресса.

Метод “90/30”

Модификация предыдущего способа на более стойкий и выносливый. Вместо классических 25 минут, предложенных Франческо Чирилло, сосредоточьтесь на выполнении задачи в течение полутора часов. А потом — полчаса на отдых.

Попробуйте оба метода и решите, какой из них подходит именно вам. Кстати, вы можете сколько угодно экспериментировать с количеством минут и корректировать метод под свои индивидуальные особенности.

Временные блоки

Эта техника была разработана, чтобы устранить главный недостаток всех списков дел. А именно отсутствие представления о том, сколько времени уходит на выполнение каждой задачи. Пункты «выбросить мусор» и «написать квартальный отчет» занимают одну строчку в списке, но при этом непропорциональны по временным затратам.

Вот почему неплохо иметь хороший дневник, в котором можно распределять задачи на почасовой основе. Это поможет вам сосредоточиться на каждой задаче и выполнять их последовательно, не отвлекаясь на остальные. Например, вы точно знаете, что с 14:00 до 16:00 вам нужно заняться уборкой и не нужно куда-то спешить из страха не успеть сделать все остальные дела.

Канбан

Этот метод управления проектами заимствован у Toyota и является частью знаменитой системы бережливого производства «точно в срок». С его помощью вы можете визуализировать весь рабочий процесс, состоящий из множества задач, над которыми одновременно работают несколько человек или группы людей. Он также хорошо показал себя в личном тайм-менеджменте.

«Канбан» в переводе с японского означает «карта». Суть метода в том, что каждое задание записывается на листе бумаги или на электронной карточке и размещается на доске. Доска может быть как реальной, так и электронной. Она должна быть разбита на несколько блоков, в зависимости от того, на какие этапы разбит рабочий процесс.В классическом варианте предлагается разделить доску на три столбца: «Необходимо сделать», «В работе» и «Готово”.

Затем поместите все свои задачи в колонку «Сделать» и начинайте выполнять их по мере их актуальности. Те, что вы берете на себя, переносите в графу «В работе», выполненные — в графу «Готово”.Канбан

GTD

Известный бизнес-тренер Дэвид Аллен описал систему GTD (Getting Things Done) в своей книге. Он призван освободить мозг от необходимости запоминать бесконечное количество задач. Я выделил основные задачи в системе:

  1. Все задачи, в том числе самые маленькие и незначительные, должны быть записаны в одном месте. Для этой цели можно обзавестись бумажной или электронной тетрадью, которая всегда будет под рукой. Задачи должны быть сформулированы конкретно и не требуют дальнейшей расшифровки. Например, задачу «сделать генеральную уборку» лучше разделить на несколько подзадач: «помыть окна», «аккуратно положить вещи», «почистить пылесос» и т д.
  2. Сортируйте задачи по спискам в зависимости от направленности, добавляйте сроки. Регулярно просматривайте списки — удаляйте неактуальные задачи.
  3. Когда все подготовительные работы выполнены, приступайте к выполнению. Делайте все мелкие дела сразу без промедления, делегируйте часть задач. Все остальные в списке делают это шаг за шагом, в зависимости от приоритета. Так вы быстро справитесь с текущими задачами и сможете все включить.

ZTD

ZTD (Zen to Done) — облегченная версия предыдущей системы, придуманная блогером Лео Батутой. Чтобы эффективно работать над задачами, нужно выработать 10 полезных привычек:

  1. Соберите все свои задачи и задачи в одном месте.
  2. Организуйте их сразу, чтобы потом не тратить на это время.
  3. Распределяйте маленькие задачи по дням, большие по неделям.
  4. В определенное время работайте над конкретной задачей, не отвлекаясь на остальные.
  5. Разбивайте большие списки дел на более мелкие.
  6. Сортируйте дела по фокусу.
  7. Регулярно просматривайте все задачи и удаляйте лишние.
  8. Пишите кратко и четко, чтобы не тратить время на расшифровку заметок.
  9. Создайте распорядок дня и придерживайтесь его.
  10. Делайте то, что приносит вам наибольшую радость, и по возможности делегируйте скучные и рутинные задачи.

Поедание лягушек на завтрак

Метод поедания лягушек на завтрак был предложен в своей книге всемирно известным гуру личной эффективности Брайаном Трейси. «Лягушки» — самые неприятные и энергозатратные вещи. Лучше всего начать работать над ними, хотя очень заманчиво отложить их на потом.

Разобравшись в первую очередь с «лягушками», вы почувствуете облегчение и мотивацию для выполнения других задач. Если вы отложите их в сторону, вы будете испытывать стресс и постоянно возвращаться к ним с мыслями.

Бифштекс из слона

«Слоном» в тайм-менеджменте называют объемные задачи, к которым нельзя подходить только так. Представьте, что вам поручили приготовить блюдо на ужин из этого гигантского и неуклюжего животного. Попытки испечь или отварить его полностью не увенчаются успехом. Очевидно, что придется готовить его частями, делить на несколько частей.

То же самое и с бизнесом. Разбивайте большие задачи на более мелкие и выполняйте их шаг за шагом. Тогда постепенно займитесь целым «слоном», а может быть, даже «динозавром» или «синим китом”!

Последовательная смена задач

Этот принцип гласит: «Никогда не носите более одной вещи одновременно». Сначала завершите одно дело, а затем переключитесь на другое. Дело в том, что наш мозг тратит в среднем 15 минут и определенное количество энергии на переключение с одной задачи на другую. Лучше использовать это время с пользой и не подвергать нервную систему ненужным нагрузкам.

Правило 2 минут

Если у вас есть задача, выполнение которой займет около 2 минут, сделайте ее сразу, не перечисляя. В противном случае вы потратите больше времени на связанные с ним организационные вопросы, чем на исполнение. К таким случаям относятся, например, телефонные звонки.

Zero Inbox

Первоначально этот метод был разработан экспертом по продуктивности Мэрилин Манн для работы с электронной почтой. Суть в том, чтобы папка «Входящие» оставалась пустой. Все письма, попадающие в него, должны быть обработаны и перемещены в другое место.

Как показала практика, метод вполне применим для ведения бизнеса. Входящие в данном случае — это исходный список задач. Вы анализируете ее и решаете, что делать с каждой задачей: отложить, удалить, делегировать или завершить. Пока не поймете весь список, не закрывайте его. Этот метод хорошо работает с системой GTD.

Fresh or Fried

Принцип придумала блогерша Стефани Ли. По его словам, после пробуждения утром ваш мозг «свежий» (свежий) и продуктивный. Затем он постепенно теряет хватку и «жарится» (жарится). Самые важные, ответственные и энергозатратные дела следует планировать в начале дня. Те, что проще и удобнее, добавил позже.

Стефани рекомендует составлять список дел на следующий день вечером и обязательно в хронологическом порядке. Так вы не хотите запутаться и успеете сделать все важные дела до того, как ваш мозг успеет «приготовиться”.

Метод 4D

Этот метод позволяет быстро и эффективно справляться с большими перечнями задач, которые обычно вгоняют в ступор любого неподготовленного человека. Каждая задача из списка должна быть подвергнута одному действию на букву D:

  • удалить (удалить);
  • делегат (делегаты);
  • откладывать (откладывать);
  • делать (делать).

После всех манипуляций в первом списке не должно быть дел. Этот метод отражает систему GTD и прекрасно дополняет ее.

Оцените статью
Блог об инвестициях
Adblock
detector